Eine Telefonkonferenz ist eine Besprechung oder Konferenz, die über eine Telefon- oder Netzwerkverbindung zwischen Teilnehmern in abgelegenen Städten oder Arbeitsstätten abgehalten wird. Es gibt viele Arten von Telefonkonferenzen, wobei die einfachste Form die Verwendung eines Lautsprechertelefons an jedem Standort beinhaltet, um eine Audiokonferenz durchzuführen. Anspruchsvollere Telefonkonferenzen beinhalten den Austausch von Audio, Video und Daten. Der Begriff Telefonkonferenz kann sich auch auf ein Live-Ereignis beziehen, das gleichzeitig über Satellit an verschiedene Orte übertragen wird.
Obwohl Telekonferenz ein weit gefasster Begriff ist, der eine Vielzahl von Optionen umfasst, umfassen die Grundlagen für alle Telekonferenzen die Verwendung von Telekommunikationsgeräten, Benutzern an mehreren Standorten und kollaborativer Kommunikation zwischen den Teilnehmern. Die grundlegende Audiokonferenz ist im Wesentlichen eine Telefonkonferenz. Audiografiken, eine andere Form von Telefonkonferenzen, ermöglichen es den Teilnehmern, neben Audio auch Grafiken, Dokumente und Videos zu teilen; und beinhaltet zusätzliche Geräte wie elektronische Tablets, Scanner und Sprachdatenterminals.
E-Mail ist ein gängiges Beispiel für eine Computer-Telekonferenz. Durch den Einsatz zusätzlicher Geräte, in erster Linie einer TV-Kamera, ähnelt eine Video-Telekonferenz am ehesten einem persönlichen Meeting mit der Möglichkeit, die Teilnehmer an allen Standorten zu sehen. Viele Unternehmen verfügen über einen Videokonferenzraum, der permanent mit der notwendigen Ausrüstung ausgestattet ist.
Zu den vielen Vorteilen von Telefonkonferenzen für Schulen und Unternehmen zählen die Einsparung von Reisezeit und Kosten, um alle Teilnehmer an einen Ort zu bringen. In dringenden Fällen kann die Durchführung einer Telefonkonferenz viel schneller sein als die Vereinbarung eines Treffens. Ein weiterer Vorteil ist, dass eine Telefonkonferenz aufgrund der Barrierefreiheit es großen Gruppen von Teilnehmern ermöglicht, sich in Besprechungen und Entscheidungsfindungen einbezogen zu fühlen. Bei Bedarf kann eine Schule oder ein Unternehmen die Signale verschlüsseln, um die Sicherheit der Kommunikation während einer Telefonkonferenz zu gewährleisten.
Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Geräte für eine Telefonkonferenz mehrere Faktoren. Wenn Sie eine Webkamera verwenden, testen Sie diese im Voraus, um festzustellen, ob sich die Kamera in einem akzeptablen Abstand befindet. Eine kabelgebundene Telefonleitung ist am besten für die Klarheit. Wenn Sie ein schnurloses Telefon verwenden, seien Sie darauf vorbereitet, bei Störungen während der Telefonkonferenz die Frequenzen zu ändern.
Mobiltelefone und Freisprecheinrichtungen sollten als letztes Mittel verwendet werden. Mobiltelefone stoßen häufig auf Interferenzen und Freisprecheinrichtungen nehmen Hintergrundgeräusche auf und erzeugen oft Echos. Mikrofone sind hilfreich, um Hintergrundgeräusche zu reduzieren.
Eine Telefonkonferenz erfordert bestimmte Etiketteregeln. Jeder Teilnehmer sollte ankündigen, wann er sich bei einer Telefonkonferenz an- und abmeldet. Die Beteiligten sollten deutlich und langsam sprechen, monotone Sprache vermeiden und jede für das Gespräch wichtige Körpersprache beschreiben. Aufgrund der Empfindlichkeit von Telefongeräten sollten die Teilnehmer Fremdgeräusche wie das Durchblättern von Papieren oder das Tippen mit den Fingern oder einem Bleistift vermeiden.
Aus Sicht des Engagements ist es hilfreich, die Namen der Teilnehmer während des Meetings zu verwenden. Variieren Sie häufig den Sprecher, damit die Aufmerksamkeit nicht verloren geht. Bitten Sie regelmäßig um Feedback oder Antwort.
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