Eine Zustandsbeschreibung ist ein Dokument, das als Zusammenfassung der allgemeinen Finanzlage eines Unternehmens oder einer anderen Einheit dient. Die Aufstellung ist in der Regel in zwei Abschnitte gegliedert, so dass es relativ einfach ist, das Umlaufvermögen mit den ausstehenden Verbindlichkeiten zu vergleichen. In vielerlei Hinsicht ähnelt die Zustandsbeschreibung einer Standardbilanz, die in Buchhaltungsunterlagen geführt wird, und wird manchmal nur als eine etwas andere Version einer Bilanz betrachtet.
Der Zweck einer Zustandserklärung besteht darin, ein proaktives Dokument zu erstellen, das es ermöglicht, den Nettowert des Unternehmens oder der Organisation schnell zu ermitteln. Um diese Aufgabe zu erfüllen, konzentriert sich der erste Teil des Dokuments auf alle derzeit im Besitz befindlichen Assets. Dazu gehören verschiedene Arten von Immobilien, darunter Bürogebäude, Produktionsstätten oder sogar unbebaute Grundstücke. Weitere Vermögenswerte wie Wertpapiere und Kassenbestände auf verschiedenen Konten werden ebenfalls aufgeführt. Grundsätzlich wird jeder Vermögenswert, der relativ einfach in Bargeld umgewandelt werden kann, in das Inventar des Produktionsvermögens aufgenommen.
Im zweiten Teil einer Bedingungserklärung werden alle offenen Verbindlichkeiten aufgelistet. Dies kann Hypotheken, Unternehmensdarlehen, Eigenkapital oder jede andere Art von Verbindlichkeit umfassen, für deren Rückzahlung das Unternehmen zu einem späteren Zeitpunkt verantwortlich ist. Sobald eine vollständige Liste der Verbindlichkeiten erstellt wurde, ist es eine einfache Aufgabe, die Höhe der Vermögenswerte mit der der Verbindlichkeiten zu vergleichen und den Nettowert der Organisation zu bestimmen.
Eine Bedingungserklärung ist manchmal erforderlich, wenn ein Unternehmen ein Darlehen irgendeiner Art beantragt oder wenn eine Akquisition oder Fusion mit einem anderen Unternehmen diskutiert wird. Jeder im Kontoauszug enthaltene Posten wird durch Unterlagen in den von der Organisation geführten Buchhaltungsunterlagen untermauert, so dass es sehr einfach ist, alle unter den Vermögenswerten oder Verbindlichkeiten aufgeführten Zahlen zu überprüfen. In diesem Sinne dient die Zustandserklärung dem gleichen Zweck wie eine Bilanz.
Einige Unternehmen erstellen regelmäßig eine Zustandsbeschreibung, um einen schnellen Überblick über die aktuelle Finanzlage des Unternehmens zu erhalten. Durch die Überprüfung der Vermögensaufteilung und den Vergleich mit den Verbindlichkeiten können Geschäftsinhaber feststellen, ob das Unternehmen an Boden verliert, seinen Status behält oder sich in einer Wachstumsphase befindet. Für den Fall, dass die Angaben in der Aufstellung darauf hindeuten, dass das Geschäft stagniert oder einen Rückgang des Nettovermögens zu verzeichnen ist, ermöglicht die Überprüfung der Informationen, Ideen zu sammeln, wie dieser Zustand während des kommenden Abrechnungszeitraums verbessert werden kann.