Elektronische Rechnungsstellung bezieht sich auf die Praxis, eine Rechnung per E-Mail zu versenden, anstatt eine Papierrechnung oder Rechnung per Post zu versenden. Unternehmen bieten ihren Kunden häufig die Möglichkeit, ihre Rechnungen oder Rechnungen elektronisch oder per Post zu erhalten. Die elektronische Rechnungsstellung bietet sowohl den Unternehmen, die diese Abrechnungsmethode verwenden, als auch ihren Kunden Vor- und Nachteile.
Einer der Hauptvorteile der elektronischen Rechnungsstellung sind die Kosteneinsparungen. Es spart dem Unternehmen, das Rechnungen versendet, das Papier und die Tinte, um die Rechnungen zu erstellen, sowie die Umschläge und das Porto, um sie zu versenden. Die elektronische Rechnungsstellung verwendet in der Regel eine Rechnungssoftware, die die Rechnungen termingerecht versendet und somit auch Zeit für die Mitarbeiter spart. Wenn das Unternehmen Kosten durch die Verwendung elektronischer Rechnungen senkt, kann es einen Teil dieser Kosteneinsparungen bei der Preisgestaltung der Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens an seine Kunden weitergeben.
Der Empfang einer elektronischen Rechnung ist für Kunden auch viel bequemer zu bezahlen. Einige Unternehmen fügen einen Link direkt in die elektronische Rechnung ein, über den der Kunde direkt aus der E-Mail bezahlen kann. Andere Unternehmen haben Vereinbarungen mit Banken, die ihren Bankkunden einen Rechnungszahlungsservice anbieten. Die elektronische Rechnung geht als Mahnung auf das Bankkonto des Kunden und der Kunde kann dann die Zahlung über seine Online-Rechnungszahlung bei seiner Bank einplanen.
Elektronische Rechnungen und elektronische Zahlungen sparen dem Kunden Geld und Zeit. Es ist schneller und kostengünstiger, als einen Scheck ausstellen und das Porto bezahlen zu müssen, um ihn zu verschicken. Es reduziert auch Papiermüll und Unordnung zu Hause, da Kontoauszüge normalerweise vom Unternehmen online gespeichert werden.
Für Unternehmen, die elektronische Rechnungen verwenden, bedeutet dies auch, dass sie die Zahlung viel schneller erhalten. Wenn eine elektronische Rechnung gesendet wird und der Kunde die Zahlung elektronisch durchführt, erhält das Unternehmen normalerweise das Geld sofort.
Die elektronische Rechnungsstellung hat zwar viele Vorteile für Unternehmen und Kunden, hat aber auch einige Nachteile. Einige Kunden haben aufgrund von Spamfiltern von E-Mail-Internetdienstanbietern (ISP) Probleme beim Empfang der elektronischen Rechnungen. Erhält der Kunde die elektronische Rechnung nicht, kann er vergessen, die Rechnung zu bezahlen, was zu Verzugszinsen und -gebühren führen kann.
Sicherheit ist ein weiteres Thema, vor dem Kunden bei der elektronischen Rechnungsstellung möglicherweise Angst haben. Solange das Unternehmen einen sicheren Server zum Senden der Rechnung und zum Empfangen elektronischer Zahlungen verwendet, ist es sicher, Rechnungen online zu empfangen und Zahlungen zu tätigen.