Im „Backoffice“ eines großen Unternehmens gibt es viele verschiedene Systeme, darunter Planung, Fertigung, Vertrieb, Versand und Buchhaltung. Enterprise Resource Planning (ERP) ist ein System, das all diese Funktionen in einem einzigen System integriert, das auf die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen innerhalb des Unternehmens zugeschnitten ist. ERP ist eher eine Methodik als eine Software, obwohl es mehrere Softwareanwendungen umfasst, die unter einer einzigen integrierten Schnittstelle zusammengefasst sind.
Ein ERP-System umfasst mehrere Abteilungen in einem Unternehmen, und in einigen Fällen überschreitet ein ERP auch die Unternehmensgrenzen, um auch Systeme von Partnern und Lieferanten einzubinden, um zusätzliche Funktionen wie das Supply Chain Management zu integrieren. Da es so umfangreich und allumfassend ist, geht das ERP-System weit über eine einfache Software hinaus. Jede Implementierung ist einzigartig und so konzipiert, dass sie den verschiedenen Geschäftsprozessen des Implementierers entspricht. Die Erstellung einer ERP-Implementierung kann Millionen von Dollar kosten und kann mehrere Jahre dauern.
Ein ERP-System stellt wahrscheinlich die größte IT-Investition eines Unternehmens dar, daher ziehen es einige Unternehmen vor, ERP eher inkrementell als auf einmal zu implementieren. Einige ERP-Anbieter bieten modulare Softwareeinheiten zusammen mit einer einheitlichen Schnittstelle an, um diesen schrittweisen Ansatz zu ermöglichen.
Unabhängig davon, wie ein Unternehmen es angeht, wird ERP mit Sicherheit erhebliche Veränderungen in der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens mit sich bringen. Es bastelt an den Arbeitsabläufen und verändert langjährige Prozesse. Unternehmen stoßen oft auf Widerstand bei Mitarbeitern, die ihre bewährten Methoden nur ungern aufgeben wollen. Mitarbeiter können auch um ihren Arbeitsplatz fürchten; Da ERP so radikale Änderungen an Geschäftsprozessen vornimmt, ist es nicht ungewöhnlich, dass sich Stellenbeschreibungen ändern oder ganz entfallen.
Einmal implementiert, bringt das ERP-System jedoch enorme Vorteile. Da alle Systeme miteinander verbunden sind, können alle Abteilungen Informationen leichter austauschen. Der Workflow zwischen den Abteilungen kann viel automatisierter werden, und letztendlich werden die Kunden besser bedient, da die Person, die die kundenorientierten Anwendungen verwendet, Zugriff auf alle Informationen zu jedem relevanten Prozess hat. So könnte sich beispielsweise ein Vertriebsmitarbeiter problemlos in ein einziges System einloggen, um den Status eines Kundenauftrags zu ermitteln, der sich noch in der Fertigung befindet. All dies hat jedoch seinen Preis; Die Schulungskosten sind hoch, da die Mitarbeiter nicht nur den Umgang mit neuer Software, sondern auch neue Prozesse erlernen müssen.
Es gibt viele Gründe, warum ein Unternehmen eine ERP-Implementierung vornimmt. Das ERP-System integriert Informationen wie Bestellinformationen und Finanzdaten. Es kann den Herstellungsprozess durch die Automatisierung von Prozessen und Arbeitsabläufen beschleunigen und reduziert dadurch auch die Notwendigkeit, große Lagerbestände zu führen. Obwohl die Vorlaufkosten ausreichen können, um dem CFO Albträume zu bereiten, werden die Belohnungen bei richtiger Implementierung dem Unternehmen, das das System implementiert, am Ende einen erheblichen Wettbewerbsvorteil verschaffen.