Finanzanalysten und Projektmanager verwenden Projektfinanzberichte, um sich über den Stand der einzelnen Projekte eines Unternehmens zu informieren. Wenn Berichte Projekte widerspiegeln, beziehen sie sich auf bestimmte Ziele, die in begrenzten Zeiträumen abgeschlossen werden sollen. Beispielsweise kann der Projektfinanzbericht eines Bauunternehmens nur Ausgaben und Gewinne enthalten, die beim Bau eines einzelnen Gebäudes anfallen. Letztendlich sollte ein guter Projektfinanzierungsbericht Profis darüber informieren, wie viel ein Projekt kostet und welchen Gewinn sie damit erwarten können.
Ein Projektfinanzierungsbericht sollte auch veranschaulichen, wer in welcher Höhe Fördermittel zur Verfügung stellt und wo die Fördermittel eingesetzt werden. Ein Fachmann könnte beispielsweise eine Tabelle finden, auf der bestimmte Prozesse und Ausrüstungsgegenstände aufgeführt sind. In der nächsten Spalte können mit jedem Artikel Kosten verbunden sein. Je nach Status eines Projekts kann es eine Spalte für die projizierten Kosten und eine weitere für die bisherigen Ist-Kosten geben.
Auf der anderen Seite desselben Diagramms findet eine Person möglicherweise eine Liste von Investoren oder Sponsoren, die Gelder für ein Projekt bereitstellen. Dieser Teil eines Diagramms des Projektfinanzierungsberichts kann auch das Finanzinstrument enthalten, das zur Bereitstellung der Finanzierung verwendet wird, z. B. Eigenkapitalanteil. Es sollte auch eine Zahl vorgeschlagen werden, die eine ideale Summe aller Mittel aus einer bestimmten Quelle darstellt, und eine Zahl, die die bereits gesammelten Gesamtmittel darstellt.
Der Cashflow ist ein weiterer Faktor, der in einem Projektfinanzierungsbericht dargestellt wird. Dies ist ein Begriff, der Gelder beschreibt, auf die ein Unternehmen unmittelbar Zugriff hat und mit denen Einkäufe getätigt werden können. Es ist üblich, dass Unternehmen Zugang zu Bargeld erhalten, indem sie regresslose Kredite aufnehmen, bei denen Investoren Geld als Gegenleistung für die durch ein Projekt erwirtschafteten Gewinne verleihen. Wenn eine Person beispielsweise einem Unternehmen, das Software verkauft, Geld leiht, erhält sie eine Rückzahlung, wenn die Software beginnt, Gewinne zu erwirtschaften.
Genau wie Jahresabschlüsse für ganze Organisationen umfassen Projektfinanzberichte Vermögenswerte und Verbindlichkeiten. Vermögenswerte sind Gegenstände, die einen Wert haben, wie z. B. Ausrüstung und Immobilien. Es ist üblich, dass Vermögenswerte in einem Finanzbericht in mehrere Kategorien unterteilt erscheinen. Beispielsweise können Sachanlagen, wie Finanzinstrumente, von nicht fixierten Kontoständen getrennt werden, die jederzeit entnommen werden können. Verbindlichkeiten hingegen sind Summen, die eine Organisation schuldet. Alle Vermögenswerte und Verbindlichkeiten in einem Projektfinanzierungsbericht beziehen sich spezifisch auf ein Projekt und nicht auf einen gesamten Vorgang.