Die Listenpflege ist der Prozess, eine Liste jeglichen Typs aktuell zu halten. Unternehmen arbeiten mit einer Reihe von Listen in der gesamten Unternehmensstruktur, wobei Kundenlisten und Listen zugelassener Anbieter zwei Paradebeispiele sind. Das allgemeine Konzept der Listenpflege zielt darauf ab, diese und andere wichtige Listen im Besitz des Unternehmens so genau und aktuell wie möglich zu halten. Dies bedeutet, dass die Pflege dieser Listen eine fortlaufende Aktivität ist, die in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden muss.
Es gibt drei grundlegende Arten von Aktivitäten oder Transaktionen, die während des Prozesses der Listenpflege auftreten. Die erste Aktivität wird als Hinzufügen bezeichnet. Dies bedeutet einfach, dass alle neuen Daten, die für die Auflistung relevant sind, hinzugefügt werden. Wenn das Unternehmen beispielsweise eine vertragliche Vereinbarung mit einem neuen Lieferanten trifft, wird dieser Lieferant zur Liste der genehmigten Lieferanten hinzugefügt, häufig einschließlich wichtiger Informationen wie Namen und Positionen wichtiger Ansprechpartner, Start- und Enddatum des Vertrags und alle anderen Einzelheiten, die für die ordnungsgemäße Bereitstellung von Dienstleistungen für diesen Kunden erforderlich sind.
Die zweite Art von Transaktion oder Aktivität, die während der Listenpflege stattfindet, wird als Löschen oder Entfernen bezeichnet. In diesem Fall werden Daten, die zuvor in der Liste enthalten waren, entfernt oder entfernt. Sollte ein Kunde sein Konto schließen und alle ausstehenden Salden vollständig begleichen, wird dieses Konto aus der Liste der aktiven Kunden entfernt. Während einige Unternehmen diese Daten einfach verwerfen, nehmen andere die entfernten Kundeninformationen und archivieren die Daten in einem Eintrag, der für ehemalige Kunden reserviert ist.
Ein letzter Schritt oder eine letzte Transaktion im Zusammenhang mit der Listenpflege wird als Änderung bezeichnet. Dies beinhaltet normalerweise das Aktualisieren einer Art von Informationen, die sich bereits in einer vorhandenen Liste befinden. Sollte ein Kunde eine Fusion eingehen und unter einem neuen Firmennamen Geschäfte tätigen, ersetzt dieser neue Name den alten Namen in allen vom Lieferanten geführten Kundendatensätzen. Bei einem Kundenprofil, das die Namen der wichtigsten Entscheidungsträger innerhalb der Organisation enthält, kann eine Änderung das Entfernen des Namens einer Person, die das Unternehmen verlassen hat, und die Ersetzung des Namens ihres Nachfolgers im selben Feld in der Auflistung beinhalten.
Bei jeder Art von Listenpflege besteht die Idee darin, die Auflistung aktuell zu halten. Dies trägt dazu bei, die Möglichkeit zu minimieren, dass Zeit und Ressourcen durch die Verwendung veralteter oder nicht mehr relevanter Informationen verschwendet werden. Die Pflege aktueller Informationen zu einem Kundeneintrag trägt beispielsweise dazu bei sicherzustellen, dass, wenn der Lieferant eine Direktmailing-Kampagne mit der Liste durchführen möchte, keine Postsendungen an ehemalige Kunden oder an Kontakte versandt werden, die nicht mehr mit den Unternehmen verbunden sind, die bilden den aktuellen Kundenstamm.