Eine wesentliche Schwäche ist ein erheblicher Fehler oder eine Unregelmäßigkeit, die in den Finanzinformationen oder internen Kontrollen eines Unternehmens festgestellt werden. Interne Kontrollen sind die Regeln und Richtlinien, die von Unternehmen eingeführt werden, um ihre Rechnungslegungsinformationen vor einer wesentlichen Schwachstelle zu schützen. Wenn im Rechnungslegungsprozess eines Unternehmens wesentliche Schwächen festgestellt werden, kann der gesamte Prozess bei der ordnungsgemäßen Erfassung und Berichterstattung von Finanzinformationen als unwirksam erachtet werden. Wesentliche Schwachstellen im internen Kontrollprozess eines Unternehmens können auf ineffektive interne Kontrollen hinweisen oder darauf hindeuten, dass das Rechnungswesen die Finanzinformationen nicht korrekt vor Fehlern und Unregelmäßigkeiten schützt.
Die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) sind die höchste Autorität für die Rechnungslegungsgrundsätze der Vereinigten Staaten (USA). Während Unternehmen diese Grundsätze bei der Erfassung und Berichterstattung von Finanzinformationen befolgen müssen, bietet GAAP keine spezifischen Informationen über eine wesentliche Schwäche. Wenn in einem bestimmten Hauptbuchkonto ein Fehler oder eine Unregelmäßigkeit festgestellt wird oder ein Geldbetrag nicht ordnungsgemäß im Buchführungsbuch eines Unternehmens erfasst wird, ist der gängige Branchenstandard für die Buchführung die 5-Prozent-Regel. Die 5-Prozent-Regel besagt, dass eine wesentliche Schwachstelle 5 Prozent des Dollarbetrags im Hauptbuchkonto oder den falsch eingegebenen Betrag im Hauptbuch des Unternehmens überschreiten muss. Diese 5-Prozent-Regel erlaubt es Unternehmen, geringfügige oder unbedeutende Fehler zu machen, die sich nicht wesentlich auf die Finanzinformationen auswirken.
Schwächen bei der internen Kontrolle werden oft als schwerwiegendere Fehler bei einem Rechnungslegungsvorgang angesehen. Die falsche Erfassung von Zahlen in einem Hauptbuch kann durch einen einfachen Dateneingabefehler eines Buchhalters auftreten. Schwachstellen bei der internen Kontrolle deuten darauf hin, dass von der Unternehmensleitung entwickelte Rechnungslegungskontrollen nicht in der Lage waren, Finanzinformationen vor Kompromittierung zu schützen. Eine wesentliche Schwachstelle im Zusammenhang mit internen Kontrollen kann zu Betrug oder Unterschlagung durch Mitarbeiter des Unternehmens führen. Aktiengesellschaften müssen bei internen Kontrollschwächen äußerst vorsichtig sein, da Manager eine Erklärung unterzeichnen müssen, aus der hervorgeht, dass eine Überprüfung der internen Kontrollen durch die Geschäftsführung keine wesentlichen Schwächen in der Rechnungslegung des Unternehmens festgestellt hat.
Externe Finanzprüfungen sind ein gängiges Instrument, um die Möglichkeit einer wesentlichen Schwachstelle in einem Unternehmen aufzudecken. Diese Audits testen die Finanzinformationen des Unternehmens und die internen Kontrollen, um sicherzustellen, dass alle Unternehmensregeln bei der Erfassung und Berichterstattung von Finanzinformationen befolgt werden. Wirtschaftsprüfer prüfen auch die Finanzinformationen des Unternehmens anhand von GAAP und anderen externen Rechnungslegungsrichtlinien. Liegt eine wesentliche Schwachstelle vor, werden die Wirtschaftsprüfer die Schwachstelle in ihrem Abschlussbericht vermerken und mit der Unternehmensleitung besprechen. Dieses Treffen kann Unternehmen helfen, wesentliche Schwachstellen zu korrigieren und sicherzustellen, dass keine zukünftigen Jahresabschlüsse oder Informationen Fehler aufgrund des Fehlers enthalten.