Ein negativer Lagerbestand ist typischerweise das Ergebnis einer Differenz zwischen dem tatsächlichen Lagerbestand und dem virtuellen Lagerbestand, wie er von einem Computersystem überwacht und berechnet wird. Dies tritt normalerweise auf, wenn ein Fehler aufgetreten ist oder Systeme nicht ordnungsgemäß aktualisiert werden, und weist darauf hin, dass Produkte verkauft oder übertragen wurden, die nicht hätten verkauft werden sollen. Probleme mit dem Lagerbestand können auch auftreten, wenn Produkte verloren gehen, dann der Lagerbestand angepasst wird, um die verlorenen Produkte zu entfernen, und sie dann gefunden werden, ohne den Lagerbestand neu anzupassen.
Der Begriff mag auf den ersten Blick widersprüchlich erscheinen, da er impliziert, dass ein Unternehmen weniger als null eines Produkts haben kann, aber es ist eine vernünftige Konsequenz der Bestandsverwaltung. Es zeigt im Wesentlichen an, dass ein Unternehmen Produkte verkauft hat, die nicht wirklich vorhanden sind, oder Produkte verkauft hat, die nicht Teil des Bestandsdatensatzes waren. Dies kann aufgrund von Fehlkommunikationen zwischen Systemen auftreten. Wenn ein Produktionsunternehmen einen Artikel verkauft hat, bevor er hergestellt wurde, ist es möglich, dass das Bestandssystem einen negativen Bestand anzeigt, bis das Produkt hergestellt und die Zählung korrigiert wurde.
Negativer Lagerbestand kann auch durch unsachgemäße Bestandszählung oder das Abziehen von Produkten vom falschen Standort in einem Unternehmen entstehen. Wenn die Bestandszählungen in einem Computer anzeigen, dass ein Geschäft 12 von einem bestimmten Artikel haben sollte, ein Mitarbeiter diese 12 Artikel jedoch nicht finden kann, werden sie möglicherweise vom Lagerbestand des Ladens abgezogen. Es wird in der Regel angenommen, dass dies durch eine Form von Schrumpfung verursacht wurde und kann mit schlechten Empfangspraktiken oder Diebstahl zusammenhängen. Wenn alle 12 Artikel gefunden und zum Verkauf ins Regal gestellt werden, ohne dass der Lagerbestand angepasst wird, kann der Verkauf zu einem negativen Lagerbestand für diesen Laden führen.
Negative Lagerbestände sind zwar nicht unbedingt katastrophal für ein Unternehmen, können jedoch zu einer schlechten Buchführung führen und die Bestandskontrolle erschweren. Das Geschäft im obigen Beispiel hat Gewinne verloren, weil der Artikel nicht im Regal steht, und kann am Ende zu viel von dem Produkt erhalten, wenn neue Artikel an das Geschäft geliefert und die fehlenden Artikel gefunden werden. Die Situation kann auch eintreten, wenn ein Unternehmen denselben Artikel an mehreren Standorten falsch verfolgt. Wenn sich beispielsweise 50 Artikel an Lokation A und 100 Artikel an Lokation B befinden, würden 100 Verkäufe an Lokation B, die fälschlicherweise als von Lokation A stammend dokumentiert wurden, zu einem negativen Bestand an Lokation A führen.
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