Die Projektbeschaffung umfasst einen systematischen Prozess der Identifizierung und Beschaffung notwendiger Projektdienstleistungen, Waren oder Ergebnisse durch Kauf oder Erwerb von externen Anbietern, die die Arbeiten ausführen. Dies ist normalerweise eine Funktion des Projektmanagers; Einige Organisationen entscheiden sich jedoch dafür, eine andere Person als den Projektmanager auszuwählen, die diese Aufgaben übernimmt. Es gibt sechs Prozesse, die von der Projektmanagementbranche allgemein als integraler Bestandteil des Projektbeschaffungsmanagements anerkannt werden.
Der erste dieser Prozesse ist die Planung von Käufen und Akquisitionen. In diesem Schritt werden Bedarfe identifiziert, die eine Auslagerung erfordern. Durch eine Marktanalyse werden Quellen für die Beschaffung der benötigten Güter, Dienstleistungen oder Ergebnisse differenziert. Bei der Beschaffungsplanung werden die Projektziele überprüft, um sicherzustellen, dass die Beschaffung nicht von den festgelegten Zielen abweicht. Der Abschluss dieses Schrittes umfasst die Identifizierung der für die Beschaffung erforderlichen Ressourcen, die Bestimmung der Vertragsart, die zur Sicherung der Beschaffung erforderlich ist, und die Erstellung eines Beschaffungsmanagementplans.
Die Vertragsplanung, das Anfordern von Verkäuferantworten und die Auswahl des Verkäufers sind die nächsten drei Prozesse, die möglicherweise abgeschlossen werden. Bei der Vertragsplanung ist es erforderlich, die gewünschten Produkte oder Dienstleistungen detailliert zu beschreiben. Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen und Angeboten sollten dokumentiert werden, um Probleme zu vermeiden.
Beim Anfordern von Verkäuferantworten und -angeboten werden bestimmte Verkäufer identifiziert und in eine Liste qualifizierter Verkäufer aufgenommen. Ausgewählte Anbieter werden aufgrund ihrer Fähigkeit zur Bereitstellung der Waren oder Dienstleistungen unter Berücksichtigung der Einschränkungen des Projekts, ihres Interesses an der Bereitstellung der Waren oder Dienstleistungen und der Angemessenheit ihrer Angebote als qualifiziert angesehen. Nachdem die potenziellen Verkäufer unterschieden wurden, werden die Angebote der ausgewählten Verkäufer bewertet, um den besten Verkäufer für die Lieferung der Waren oder Dienstleistungen zu ermitteln. Nachdem die Verkäufer ausgewählt wurden, werden die Verträge ausgehandelt.
Die Verwaltung von Verträgen ist für die Projektbeschaffung von entscheidender Bedeutung. Um diesen Schritt abzuschließen, ist es wichtig, die Verpflichtungen, Verantwortlichkeiten und Leistungsziele klar zu umreißen. Zu einer zufriedenstellenden Vertragserfüllung gehört die Verfolgung der Umsetzung der festgelegten Ziele. Manchmal muss der Projektbeschaffungsmanager möglicherweise Prozesse korrigieren, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Vertragsänderungen sollten kontrolliert und dokumentiert werden, um unnötige Rechtsansprüche zu vermeiden.
Sobald der Vertrag abgeschlossen ist, ist der letzte Schritt der Vertragsabschluss. Der Vertrag wird geprüft, um sicherzustellen, dass alle Vertragsbedingungen erfüllt wurden. Der Vertragsabschluss beinhaltet die Bewertung der Leistung des Anbieters und die Dokumentation aller bei der Vertragsausführung gewonnenen Erkenntnisse.
Die Projektbeschaffung ist keine exakte Wissenschaft. Obwohl dieser Prozess in der Branche allgemein akzeptiert ist, kann die tatsächliche Ausführung von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. Es gibt viele Kurse, die die Strategien von Projektbeschaffungsmanagern vermitteln. Community Colleges und Weiterbildungsabteilungen von Universitäten bieten häufig Kurse zu diesem Thema an.