Im Gegensatz zum traditionellen Projektmanagement, das sich nur auf jedes einzelne Projekt eines Unternehmens konzentriert, betrachtet das Projektportfoliomanagement (PPM) die Gesamtheit der Projekte einer Organisation. PPM ist somit die kontrollierte Analyse und Koordination der Projekte eines Unternehmens. Durch den Einsatz von Tools, Software und Prozessen ermöglicht PPM oft eine Ressourcenallokation und eine optimale Sequenzierung von Projekten. Es kann auch die größten Erträge für ein Unternehmen analysieren, indem die Projekte identifiziert werden, die am sinnvollsten sind. Letztendlich kann das Projektportfoliomanagement alle Geschäftsziele einer Organisation einbeziehen und das Auftreten von überlappenden oder ressourcenintensiven Projekten reduzieren.
Projektportfoliomanagement (PPM) ist die koordinierte Analyse und Steuerung der Projekte eines Unternehmens. Obwohl es von vielen Geschäftsleuten als relevant für die Informationstechnologie angesehen wird, kann PPM in den meisten Branchen erfolgreich implementiert werden. Unternehmen führen oft mehrere Projekte gleichzeitig durch, die Ressourcen wie Geld, Zeit, Personal und Kapazität einschränken können. Ein wahrscheinliches Ziel des Projekt- und Portfoliomanagements besteht darin, diese Ressourcen so zuzuweisen, dass das Unternehmen den größten Gewinn erzielen kann. PPM kann Managern auch dabei helfen, die optimale Mischung und Reihenfolge der vorgeschlagenen Projekte unter Berücksichtigung realer Faktoren zu bestimmen.
Wenn Organisationen Projekte durchführen, verpflichten sie sich oft zu erheblichen Investitionen. Projektportfoliomanagement wird manchmal mit Portfoliomanagement verglichen, da beides die Überwachung von Investitionen erfordert. PPM ermöglicht es Managern häufig, ihre Portfolios zu optimieren, auszubalancieren und kontinuierlich zu verfeinern, wodurch höhere Renditen bei gleichzeitiger Reduzierung des Gesamtrisikos erzielt werden.
Die Grundlage für das Projektportfoliomanagement bilden oft spezifische Tools, Softwareanwendungen und Prozesse. Beispielsweise kann die Verwendung von Entscheidungsbäumen mit Verzweigungsknoten jedes potenzielle Projekt in Bezug auf das Budget eines einzelnen Portfolios detailliert beschreiben. Manager verwenden diese Informationen daher wahrscheinlich, um zu entscheiden, welche Projekte sich leisten können und welche nicht. Ein anderes Tool kann eine zentralisierte kreisförmige Ansicht von Projekten erstellen, bei der ungesunde, geringwertige oder doppelte Projekte an die Außenseite des Kreises gedrängt werden. Mitglieder des Projektmanagementteams können dann die geschätzten Renditen für alle Projekte berechnen und eine Momentaufnahme der erwarteten Leistung des Portfolios veröffentlichen, um zu beurteilen, welche Projekte am aussagekräftigsten sind.
Die verschiedenen Messungen und Strategien, die PPM bietet, können Managern helfen, bestimmte Geschäftsziele zu erreichen. Die Prinzipien von PPM beziehen sich beispielsweise nicht nur auf Projektmarketing und -entwicklung, sondern berücksichtigen in der Regel weitere entscheidende Faktoren wie Finanzierung, Nachfrage der Kunden und Ressourcenverbrauch des Unternehmens. Daher können die Investitionsentscheidung und die Prozesse zur Durchführung eines Projekts Vergleiche von Nutzen und Kosten widerspiegeln.
Ein weiteres klares Merkmal von PPM ist die Fähigkeit, Projekte zu bewerten und zu priorisieren. Jedes von einem Unternehmen ausgewählte Projekt muss häufig im Hinblick auf seinen Geschäftswert und die Einhaltung der Richtlinien bewertet werden. In dem Maße, in dem sich die Reichweitenkapazitäten eines Unternehmens erweitern, wird wahrscheinlich auch sein Portfolio wachsen. So hilft das Projektportfoliomanagement Unternehmen oft, ressourcenraubende Aufgaben abzulehnen und zeit- und geldtechnisch sinnvolle Projekte anzunehmen.
Während die Kenntnis der individuellen Leistung jedes Projekts wichtig ist, sind die Auswirkungen jedes Projekts auf das Portfolio selbst ebenso wichtig. Ein Projektmanager bestimmt daher wahrscheinlich, wie jedes Projekt zum Gesamterfolg des Portfolios beiträgt, ob ein Projekt negative Auswirkungen auf kommende Projekte haben kann und welche Projekte im Portfolio von anderen abhängig sind. Die Arbeit auf dieser Ebene erfordert möglicherweise die Zusammenfassung von Schlüsseldaten, um eine Informationsüberflutung zu vermeiden. Das Projektportfoliomanagement kann somit eine Übersicht über Leistung und Fortschritt sowie eine Messung der Schätzungen an den tatsächlichen Kosten liefern.
Die Prozesse des Projektportfoliomanagements werden in wirtschaftlich schwierigen Zeiten oft als wertvoll erachtet, aber einige Unternehmen setzen diese Strategien in der täglichen Praxis um. Ohne PPM kann eine Organisation überlappende oder redundante Projekte erleben, Projekte, die zweckübergreifend arbeiten oder nicht auf Geschäftsstrategien ausgerichtet sind. Solche Fallstricke treten wahrscheinlich auf, weil jedes Projekt auf dem Papier zwar gut aussieht, aber die tatsächlichen Werte möglicherweise erst sichtbar werden, wenn sie mit ergebnisorientierten Tools analysiert werden.
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