RFP-Beschaffung ist der Prozess der Abgabe einer Angebotsanfrage (RFP), um Angebote für die Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen zu erhalten. Der Prozess der RFP-Beschaffung wird international häufig als geeignetes Vehikel für bestimmte Arten von Beschaffungs- oder Einkaufsaktivitäten verwendet. Obwohl die Werte je nach Unternehmen variieren, werden Käufe oder Verträge über einem bestimmten Dollarwert über ein RFP verwaltet. Abhängig von der Branche wird die RFP-Beschaffung auch verwendet für: hochkarätige Projekte, Projekte mit hohem Dollarwert, Verträge über einen Warenkorb von Waren oder Dienstleistungen und für Projekte, bei denen ein Interessenkonflikt bestehen kann.
In einem RFP-Prozess ist der Auftraggeber für die Erstellung des Dokuments mit allen erforderlichen Spezifikationen, Details und Fristen verantwortlich. Diese Informationen werden dann entweder einer vorab geprüften Liste potenzieller Lieferanten zur Verfügung gestellt oder in einem offenen Netzwerk veröffentlicht, sodass alle Lieferanten Zugriff auf die Anfrage haben. Lieferanten haben einen bestimmten Zeitrahmen, in dem sie reagieren können, zusammen mit dem Protokoll und den Verfahren rund um die Auftragsvergabe.
Im Vertragsrecht gilt der RFP-Prozess als faire und gerechte Methode zur Erfassung von Lieferantenantworten und Auftragsvergabe. Die primäre Grundlage für dieses Urteil basiert auf der Transparenz des Verfahrens. Kunden, die Aufträge an Lieferanten vergeben, ohne dass Daten auf Grundlage des RFP-Verfahrens gestützt werden, können zivilgerichtlich verklagt werden. Es obliegt dem Kunden, die Fairness und Billigkeit des Vergabeverfahrens zu dokumentieren und nachzuweisen. Die Nichtbereitstellung dieser unterstützenden Informationen führt zu hohen Geldstrafen, die an den erfolglosen Lieferanten zu zahlen sind.
Projekte mit hohem Profil oder hohem Wert profitieren von einem RFP-Verfahren, da es Lieferanten ermutigt, die bestmögliche Kombination aus Preis, Qualität und Service anzubieten. Die Entscheidungsfindung ist einfacher, da die Kriterien klar sind und alle Lieferanten dieselben Informationen bereitstellen müssen. Darüber hinaus steuert dieser Prozess die Interaktion zwischen Vertriebsmitarbeitern und Kunden, sodass sich beide Seiten auf die Kernthemen und Anforderungen konzentrieren können.
Ein Vertrag über einen Warenkorb ist recht komplex. Dieser Ansatz wird in der Regel bei der Auswahl eines Lieferanten für Mehrzweckeinkäufe und nicht bei einer bestimmten Ware verwendet. Beispielsweise werden Aufträge für Büromaterial auf der Grundlage einer Kombination aus Preis, Lieferung und Leistung vergeben. Um die Preise gerecht zu vergleichen, basiert die Antwort auf einem bestimmten Warenkorb. Dieser Fokus bietet das notwendige Werkzeug, um den Fokus auf einen quantifizierbaren Wert einzugrenzen.
Ein Interessenkonflikt kann auftreten, wenn der für die Beschaffung Verantwortliche oder die Nutzergruppe persönliche Verbindungen zu Firmen hat, die diese Dienstleistung oder dieses Produkt anbieten. Durch die RFP-Beschaffung kann das Unternehmen die Namen der Befragten maskieren, dem Bewertungsausschuss verschiedene Personen hinzufügen oder andere Mitarbeiter zur Entscheidungsfindung einsetzen. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, kostspielige Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.