Das Responsibility Accounting ist ein internes System zur besseren Kosten- und Leistungskontrolle. Ihr Hauptaugenmerk liegt darauf, den einzelnen Managern die Verantwortung für die Elemente der Unternehmensleistung zu übertragen, die sie kontrollieren können. In den meisten Fällen hat die Verantwortungsrechnung keinen Einfluss auf die öffentlichen Konten eines Unternehmens.
Die Idee des Responsibility Accountings soll dem Problem begegnen, dass einzelne Unternehmensbereiche nur schwer nach ihrer Rentabilität beurteilt werden können. Wenn ein Unternehmen beispielsweise ein Team von reisenden Vertriebsmitarbeitern hat, kann es eine separate Reiseabteilung haben, die ihre Reisen und Unterkünfte organisiert. In den meisten Fällen wird eine solche Abteilung immer nur Geld ausgeben und keine direkten Einnahmen generieren. Während die Reisevorbereitungen ein wesentlicher Bestandteil des Verkaufsprozesses sein können, werden die daraus resultierenden Einnahmen wahrscheinlich in den Konten einer separaten Abteilung erfasst.
In der Verantwortungsbuchhaltung hat jede Abteilung festgelegte Ziele. Der jeweilige Manager wird dann danach beurteilt, wie gut er diese Ziele erreicht. Dies ist ähnlich wie bei den meisten Zielsystemen, funktioniert jedoch in der Regel durch Messung auf finanzieller Basis. Der wichtige Unterschied besteht darin, dass diese finanzielle Bewertung nicht unbedingt eine reine Rentabilitätskennzahl ist.
In den meisten Verantwortungsrechnungssystemen wird jede Abteilung in eine von vier Kategorien eingeteilt. Eine Kostenstelle wird ausschließlich danach beurteilt, wie niedrig sie ihre Ausgaben hält; die Reiseabteilung im obigen Beispiel würde in diese Kategorie fallen. Eine Umsatzabteilung wie das Verkaufsteam wird ausschließlich nach den erzielten Umsätzen beurteilt. Ein Profitcenter wird auf der Grundlage eines Standardgewinns oder -verlusts beurteilt. Dies könnte für einzelne Geschäfte einer Kette gelten.
Die letzte Kategorie ist ein Investitionszentrum. Dabei kann es sich im wahrsten Sinne des Wortes um finanzielle Investitionen handeln, aber auch um Abteilungen, die an langfristigen Projekten beteiligt sind. Abteilungen in einer solchen Kategorie werden normalerweise nach einer längerfristigen Sicht beurteilt, die Aspekte wie Investitionen berücksichtigt, bei denen die resultierenden Einnahmen nicht alle im ersten Jahr erzielt werden.
Generell ist das Responsibility Accounting eine rein interne Maßnahme. Es ist möglich, dass Details aus der Geschäftstätigkeit und den Ergebnissen in einen Unternehmensbericht aufgenommen werden, beispielsweise als Informationen zu detaillierten Änderungen, die ein Unternehmen vorgenommen hat. Diese Angaben würden nur dazu verwendet, Informationen mit Anlegern und potenziellen Anlegern auszutauschen. Die Angaben gehören in der Regel nicht zu den obligatorischen Finanzinformationen, die ein Unternehmen in seine öffentliche Buchführung aufnehmen muss.