Budgetabweichung ist der Begriff, der auf eine Geschäftssituation angewendet wird, wenn der ausgegebene Betrag höher ist als das für die Ausgaben vorgesehene Budget. Wenn ein Unternehmen beispielsweise 1,000 US-Dollar (USD) für zwei neue Computer budgetiert, die neuen Computer jedoch 1,200 US-Dollar kosten, ergibt sich eine Budgetabweichung von 200 US-Dollar. Es gibt eine Reihe häufiger Ursachen für Budgetabweichungen, darunter eine schlechte Budgetierung, eine schlechte logistische Planung und erhöhte Produktkosten.
Die Budgetabweichung kann in mehrere Kategorien unterteilt werden. Dazu gehören Materialabweichung, Arbeitsabweichung und Absatzabweichung. Es ist sinnvoll, die Ursachen jeder Abweichung zu identifizieren, da es Menschen, Unternehmen und Organisationen hilft, ihr nächstes Budget besser vorzubereiten.
Die Materialabweichung betrifft die Produktkosten. Unter Verwendung des Computerbeispiels von oben könnten die Computer in einem Katalog oder online für 500 USD pro Stück beworben worden sein. Wenn die Computer beim tatsächlichen Kauf 600 USD kosten, gibt es eine Abweichung.
Bei allen Arten von Produkten – von Lebensmitteln bis hin zu Büroartikeln – können die Kosten steigen oder sinken. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn Naturkatastrophen die Lebensmittelpreise beeinflussen oder das Produkt wie Benzin vom Ölpreis abhängig ist. Auch die Einführung neuer Steuern oder die Erhöhung der alten wird sich negativ auf den Haushalt auswirken.
Die Arbeitsabweichung umfasst die Kosten und den Beitrag der Mitarbeiter zum Unternehmen oder zur Organisation. Die meisten Unternehmen verfügen über ein Gesamtlohnbudget. In ähnlicher Weise wird ein Haushalt entsprechend einer erwarteten Anzahl von Personen, die eine erwartete Menge arbeiten, budgetieren. Unbezahlter Urlaub oder Arbeitsausfall wirken sich negativ auf das Budget aus. Beschäftigt ein Unternehmen zu viele Mitarbeiter oder sinkt die Produktivität seiner Mitarbeiter, verursachen die Kosten eine Budgetabweichung.
Die Mitarbeiterproduktivität wirkt sich teilweise auf die Umsatzvarianz aus. Die meisten Unternehmen legen ein Umsatzziel fest, das erforderlich ist, damit das Unternehmen die Gewinnschwelle erreicht. Wenn der Umsatz unter dieses Budget fällt, sind die Kosten für die Aufrechterhaltung des Unternehmens höher als die Einnahmen. Wie bei der Materialabweichung kann die Umsatzabweichung entweder auf eine schlechte Leistung oder auf Pech zurückgeführt werden.
Zum Beispiel wird ein Eisverkäufer wahrscheinlich leiden, wenn es einen kalten Sommer gibt, weil die erwarteten Verkäufe zurückgehen. Ebenso ist es wahrscheinlich, dass ein Geschäft, das seine Produkte und sein Personal schlecht organisiert, reduzierte Verkäufe und eine Budgetabweichung verzeichnet. Der Eisverkäufer kann bei kaltem Wetter nicht viel tun, um den Umsatz zu steigern, aber der Laden hätte sich besser organisieren sollen.
Es gibt mehrere Gründe für eine Budgetabweichung, und diese Gründe werden oft in unkontrollierbare und kontrollierbare Abweichungen unterteilt. Ölpreise sind oft schwer vorherzusagen und damit ziemlich unkontrollierbar, aber Steuererhöhungen werden oft lange im Voraus angekündigt und können mit einiger Genauigkeit in ein Budget eingerechnet werden. Ein gut vorbereitetes Budget sollte Abweichungen berücksichtigen, indem weniger ausgegeben wird, als erwartet wird. Überschüssiges Geld kann in einem Notfallfonds aufbewahrt werden.