Workflow-Management ist ein System zur Überwachung des Prozesses der Weitergabe von Informationen, Dokumenten und Aufgaben von einem Mitarbeiter oder einer Maschine innerhalb eines Unternehmens an einen anderen. Durch den richtigen Einsatz dieses Systems wird jeder dieser Mitarbeiter oder Maschinen die Arbeit nach einem vorgegebenen Verfahren weitergeben. Mit dem technologischen Fortschritt wurde ein Großteil des Workflow-Managements automatisiert und nutzt spezielle Software, um den Prozess viel reibungsloser zu gestalten.
Die angemessene Verwaltung des Workflows ist aus einer Vielzahl von Gründen ein wichtiger Bestandteil eines Unternehmens. Der Hauptvorteil des Workflow-Managements ist die verbesserte Effizienz innerhalb des Unternehmens. Durch die Automatisierung vieler Prozesse innerhalb eines Unternehmens und die Etablierung eines konsequent befolgten Verfahrens werden unnötige Schritte vermieden und jedes Teammitglied ist sich seiner Verantwortung voll und ganz bewusst.
Diese Methode erleichtert auch die Verfolgung der Mitarbeiter- und Maschinenleistung. Wenn ein Glied in der Kette gebrochen ist, können Sie leicht zurückgehen und feststellen, wo dies aufgetreten ist. Darüber hinaus dient das Workflow-Management der Vereinheitlichung der Arbeitsmethoden, um sicherzustellen, dass jeder auf gleicher Ebene tätige Mitarbeiter die gleiche Funktion ausübt.
Es verbessert auch den Kundenservice. Durch die Bereitstellung eines konsistenten Produkts oder einer auf jeder Ebene vorhersehbaren Dienstleistung ermöglicht das Workflow-Management dem Kunden, sich vollständig in den gesamten Prozess eingebunden zu fühlen und in der Lage zu sein, zeitnah Antworten auf wichtige Fragen zu erhalten. Dies kann wiederum den Unternehmensgewinn steigern, da zufriedene Kunden für Wiederholungsgeschäfte zurückkehren.
Workflow-Management hilft Unternehmen auch, Wege zur Verbesserung ihres Produktions- oder Serviceprozesses zu finden. Durch die Straffung der Verantwortlichkeiten jedes Mitarbeiters und die Klärung der Rollen jedes Mitarbeiters und jeder Maschine innerhalb des Prozesses kann das Unternehmen leichter bestimmen, wo Verbesserungen zur Steigerung der Effizienz und zur Verbesserung der Qualität des Produkts oder der Dienstleistung vorgenommen werden können.
Durch den Einsatz spezialisierter Workflow-Software genießen Unternehmen zudem eine erhöhte Flexibilität. Durch die Verfolgung von Prozessen mit Software und die Eingabe verschiedener Alternativszenarien kann das Unternehmen leichter praktikable Verbesserungsmöglichkeiten ermitteln. Darüber hinaus kann die Software verwendet werden, um eine kleine Komponente des Workflows oder Workflows auf unternehmensweiter Ebene zu untersuchen. Dies ist besonders hilfreich für große Unternehmen, die möglicherweise mehrere Werke oder Büros im ganzen Land oder auf der ganzen Welt haben.