Bei der Zahlungsrückforderung handelt es sich um einen Prozess zur Behebung von Zahlungsfehlern und zur Rückforderung von fälschlicherweise ausgezahlten Geldern. Große Unternehmen können durch versehentliche Doppelzahlungen, Überzahlungen und fehlgeleitete Zahlungen erhebliche Verluste erleiden. Diese Firmen verlassen sich auf die Zahlungsrückerstattung, um so viele Verluste wie möglich auszugleichen. Auch kleinere Firmen können davon profitieren, obwohl sie sich für diesen Service auf eine Spezialfirma verlassen können, anstatt verlorene Gelder selbst aufzuspüren.
Fehlerhafte Zahlungen können aus verschiedenen Gründen auftreten. Ein automatisiertes Zahlungssystem kann eine doppelte Zahlung vornehmen oder nicht verstehen, dass eine doppelte Rechnung ein Fehler ist, und sowohl auf der zweiten Rechnung als auch auf der ersten bezahlen. Zahlungen können an die falsche Partei gehen, in diesem Fall muss das Unternehmen den richtigen Zahlungsempfänger bezahlen und die an den falschen Ort gesendeten Gelder zurückfordern. In vielen Situationen kann es zu Überzahlungen kommen, oder ein Unternehmen zahlt Gelder für eine Einzahlung aus und erhält sie nie zurück oder erhält eine Gutschrift.
Bei der Zahlungswiederherstellung sucht ein Techniker nach all diesen fehlerhaften Zahlungen und unternimmt Schritte, um sie wiederherzustellen. Dies kann die Anordnung der Rückgabe von Geldern, die Forderung nach einer Gutschrift für zukünftige Zahlungen oder die Hinterlegung von Pfandrechten umfassen, um den Verkauf oder die Übertragung von Vermögenswerten bis zur Lösung des Problems unmöglich zu machen. Spezialisten für die Zahlungsabwicklung können sich den ganzen Tag darauf konzentrieren, während in kleineren Unternehmen ein Mitarbeiter der Buchhaltung für diese und eine Vielzahl anderer Aufgaben verantwortlich sein kann.
Es gibt einige besondere Beispiele für Zahlungsrückforderungen, auf die Verbraucher stoßen können. Eine davon ist der Forderungsübergang, eine Taktik, die von Versicherungsunternehmen verwendet wird, um Gelder zurückzufordern, die sie auszahlen, wenn ein Unfall von einer anderen Partei verschuldet wurde. Die Versicherungsgesellschaft wird einen Anspruch gegen eine andere Versicherungsgesellschaft geltend machen, um die von ihr gezahlten Beträge sowie den Selbstbehalt des Kunden zu decken. Versicherungsunternehmen nutzen den Regress, um sicherzustellen, dass die richtige Partei für Fahrlässigkeit und schuldhafte Unfälle zahlt.
Diese Arbeit kann Geduld und Ausdauer erfordern. Empfänger fehlerhafter Zahlungen können zögern, diese zurückzugeben, selbst wenn sie offensichtlich irrtümlich empfangen wurden. Manchmal ist es notwendig, Klage einzureichen oder aggressive Inkassotaktiken anzuwenden. Die Gesamtverluste aus nicht eingezogenen Zahlungen können variieren, können aber extrem hoch sein. Dies ist ein besonders großes Problem für Regierungsbehörden in Notfällen, da diese möglicherweise erhebliche Summen auszahlen, um die Situation zu bewältigen, und nach dem Ende der Krise Monate oder Jahre damit verbringen müssen, ausgefallene Zahlungen wieder einzuziehen.