Wie lange es ratsam ist, Papierbelege aufzubewahren, hängt davon ab, wofür sie verwendet werden und wie sie verwendet werden. Einige müssen für immer aufbewahrt werden, andere sieben Jahre lang und andere gerade lange genug, um die Kosten zu erfassen. Es kann hilfreich sein, Umschläge für verschiedene Arten von Belegen aufzubewahren, um sie effektiv zu verfolgen und sicherzustellen, dass sie im Ablagesystem nicht außer Kontrolle geraten.
Wird eine Quittung zur Geltendmachung von Steuern verwendet, sollte diese bis zum Ablauf der Verjährungsfrist bei steuerrelevanten Themen aufbewahrt werden. In den Vereinigten Staaten haben Steuerzahler drei Jahre Zeit, um in gutem Glauben eine Berichtigung ihrer Steuern vorzunehmen, aber der Internal Revenue Service hat bis zu sechs Jahre Zeit, um Anträge aus dem Vorjahr anzufechten. In diesen Fällen empfiehlt es sich, Papierbelege sieben Jahre lang aufzubewahren, damit sie bei Bedarf zur Verfügung stehen. Dazu gehören alle Nachweise über Einnahmen, Käufe, Ausgaben und Investitionen.
Papierbelege für Beiträge zu Alterskonten sollten für immer aufbewahrt werden, um den Nachweis der Einlagen zu erbringen. Ebenso kann es ratsam sein, Papierquittungen für Kreditzahlungen für immer aufzubewahren, oder bis der Kredit vollständig zurückgezahlt ist und der Kreditgeber dies schriftlich mitteilt. Bei Käufen wie Aktien und Vermögenswerten sollten Käufer die Quittungen bis zum Verkauf des Vermögenswertes aufbewahren. Danach können sie die Dokumentation entsorgen. Abzüge von Gehaltsschecks und anderen Zahlungen sollten ein Jahr lang aufbewahrt werden, um sie mit den formellen Steuererklärungen zu überprüfen, und sie können verworfen werden, wenn das Einkommen korrekt deklariert wird.
Wenn Papierbelege nicht benötigt werden, um Informationen für Steuereinkäufe bereitzustellen oder Zahlungen nachzuweisen, ist es eine gute Idee, Belege für Kredit- und Bankkartentransaktionen zwei Monate lang aufzubewahren. Diese Quittungen können mit Abrechnungen überprüft und dann verworfen werden. Im Streitfall kann der Originalbeleg zur Klärung der Angelegenheit beitragen, da er Auskunft darüber gibt, wann und wo ein Kauf getätigt wurde und wie viel er hätte sein sollen. Bei Kassenbelegen ist es nur notwendig, diese lange genug aufzubewahren, um die Ausgaben zu erfassen.
Mitarbeiter und andere, die Belege verwenden, um Erstattungen von Geschäftsausgaben zu beantragen, sollten Kopien ihrer Belege anfertigen und diese Kopien aufbewahren, wenn sie die Originale einreichen. Bei Fehlern oder Streitigkeiten mit der Erstattung sind die kopierten Quittungen wichtige Beweise. Diese können auch nützlich sein, wenn sich ein Vorgesetzter über Ausgaben beschwert, da der Mitarbeiter eine detaillierte Aufschlüsselung der letzten Ausgaben vorlegen kann. Mitarbeiter sollten diese Dokumentation ein Jahr lang aufbewahren.