Ein Abteilungsleiter überwacht seinen oder ihren Bereich einer Organisation. Abteilungsleiter können in einem Unternehmen, einer Institution oder einer gemeinnützigen Organisation arbeiten. Jeder Abteilungsleiter kann einem Senior Manager, Vice President oder einem anderen Top Executive unterstellt sein. Abteilungsleiter tragen die Verantwortung dafür, dass ihre Abteilung als Ganzes der Organisation gut geführt und effizient ist.
Während die genauen Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Abteilungsleiters je nach Branche und spezifischem Unternehmen variieren, gibt es viele gemeinsame Aufgaben, die diese Fachleute teilen. Um eine ganze Abteilung eines Unternehmens oder einer anderen Organisation zu leiten oder zu führen, bedarf es in der Regel jahrelanger Aufsichts- und Führungserfahrung. Von den Abteilungsleitern wird erwartet, dass sie Entscheidungen treffen und Probleme lösen. Sie müssen ihre Erfahrung nutzen, um die Bedürfnisse der Abteilung, die sie beaufsichtigen, zu antizipieren.
Die optimale Verwendung eines zugewiesenen Budgets zu planen und die Ausgaben zu überwachen, ist eine allgemeine Aufgabe des Abteilungsleiters. Sehr oft ist es der Abteilungsleiter einer großen Institution oder einer anderen Organisation, der Ausgaben genehmigt und Schecks für benötigte Materialien unterschreibt. Er oder sie muss in der Regel Aufzeichnungen sowie Quittungen über alle Einkäufe und Ausgaben aufbewahren, um sie der Buchhaltung ihrer Organisation zu übergeben. Es liegt an dieser Führungsposition, sicherzustellen, dass das Budget gut für das ausgegeben wird, was die Abteilung für ein effektives Funktionieren benötigt.
Die Bildung von Ausschüssen, die sich auf bestimmte Abteilungsthemen konzentrieren, ist eine weitere häufige Aufgabe, die von vielen Abteilungsleitern erwartet wird. Ein Abteilungsleiter erstellt in der Regel auch Projektskizzen, denen er oft Teamleiter zuordnet. Die Teamleiter beaufsichtigen dann die übrigen Mitarbeiter der Abteilung und berichten dem Leiter über den Projektfortschritt. Daher ist die Verwaltung anderer Mitarbeiter in der Regel eine regelmäßige Aufgabe eines Abteilungsleiters.
Der Abteilungsleiter einer Organisation muss nicht nur Besprechungen mit seinen Mitarbeitern abhalten, sondern auch an Besprechungen teilnehmen, die von jemandem im oberen Management wie einem Senior Manager oder Vizepräsidenten geleitet werden. An diesen Besprechungen werden in der Regel alle Abteilungsleiter gebeten, sich zu beteiligen und die anderen über Vorkommnisse in den einzelnen Abteilungen der Organisation zu informieren. Das Top-Management kann den Abteilungsleitern auch spezielle Projekte zuweisen sowie sie über Änderungen oder neue Richtlinien informieren. Von Abteilungsleitern wird oft erwartet, dass sie neue Ideen in ihre Abteilung einbringen, um die Ressourcen einer Organisation optimal zu nutzen. Zum Beispiel kann der Abteilungsleiter einer sonderpädagogischen Abteilung einer öffentlichen Schule dem Schulleiter vorschlagen, seinen Schülern eine neue Computersoftware zu geben, die sich für ähnliche Kinder in anderen Schulen als wirksam erwiesen hat.