Ein Auftragsverarbeiter, auch Auftragssachbearbeiter genannt, nimmt Aufträge für seinen Arbeitgeber an und bearbeitet diese. Dies bedeutet im Allgemeinen die Erfassung der Produkte oder Dienstleistungen, die ein Kunde bestellt hat; Aufzeichnen von Versand- und Rechnungsinformationen; und Senden der Informationen an eine Datenbank oder Weiterleiten an die nächste Abteilung zur Erfüllung. In vielen Fällen nimmt ein Auftragsbearbeiter telefonisch eingehende Bestellungen entgegen und bearbeitet diese. Dies ist jedoch nicht immer der Fall und eine Person mit diesem Titel kann Bestellungen auch persönlich, per Post und sogar über das Internet entgegennehmen. Manchmal kann eine Person mit diesem Titel auch Kundenbeschwerden bearbeiten oder zumindest an den Kundenservice weiterleiten.
Auftragsverarbeiter sind in der Regel damit beauftragt, Bestellungen von Personen entgegenzunehmen, die Produkte oder Dienstleistungen eines Unternehmens kaufen möchten. Eine Person mit diesem Job kann die vom Kunden bereitgestellten Informationen wie Artikelmengen verwenden; Versand- und Rechnungsinformationen; und Zahlungsart und geben sie in eine Computerdatenbank ein. Er kann die Gesamtkosten der vom Kunden gewünschten Artikel oder Dienstleistungen sowie allfällige Steuern und Versandkosten berechnen. Er kann diese Informationen dann in das Auftragsbearbeitungssystem des Unternehmens eingeben und dem Kunden eine Quittung ausstellen. Bei telefonischer Auftragsabwicklung kann er dem Kunden den geschuldeten Betrag mündlich bestätigen und eine Quittung per E-Mail zusenden.
Sobald ein Auftragsbearbeiter einen Auftrag abgeschlossen hat, geht er normalerweise zur nächsten Verarbeitungsstufe über. Zu diesem Zweck kann ein Auftragsverarbeiter die Bestellung an die nächste Person oder Abteilung in der Auftragserfüllungskette weiterleiten. In einigen Fällen können Bestellungen jedoch in einer Datenbank gespeichert werden, um sie basierend auf dem individuellen Bestellabwicklungsplan des Unternehmens abzurufen und auszuführen.
Viele Auftragsverarbeiter nehmen Bestellungen telefonisch entgegen. Einige Auftragsverarbeiter können jedoch Bestellungen von Kunden persönlich entgegennehmen. Manchmal können sie sogar per Post oder Internet versandte Bestellungen sammeln und ohne Kundenkontakt bearbeiten.
Es gibt keine besonderen Ausbildungsvoraussetzungen, die eine Person erfüllen muss, um Auftragsverarbeiter zu werden. Viele Arbeitgeber bevorzugen jedoch diejenigen, die ein Abitur oder ein allgemeinbildendes Entwicklungsdiplom (GED) erworben haben. Von Bewerbern für diese Stelle wird in der Regel erwartet, dass sie über Computerkenntnisse verfügen, und Erfahrung in der Dateneingabe und im Kundenservice kann einer Person einen Vorteil gegenüber anderen Bewerbern verschaffen. In den meisten Fällen werden Neueinstellungen für diese Position berufsbegleitend geschult.