Ein Finanzsekretär ist ein Verwaltungsfachmann, der mit der Abwicklung und Überwachung der finanziellen Verantwortlichkeiten eines Unternehmens beauftragt ist. Zu diesen Aufgaben gehören das Empfangen von Geld, das Einzahlen von Geld und das Führen von Finanzpapieren. Jemand in diesem Job muss ein hohes Maß an Vertrauen und Effizienz sowie ein natürliches Talent für Zahlen mitbringen.
Eine der Hauptaufgaben jeder Stellenbeschreibung eines Finanzsekretärs ist der Empfang von Geldern, die in ein Unternehmen eingezahlt werden. Diese Sekretärin ist oft die erste Anlaufstelle für Zahlungen, die in einem Unternehmen eingehen, und er oder sie ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass diese Zahlungen rechtzeitig gebucht, aufgezeichnet und überprüft werden. Dieser Job erfordert eine extreme Liebe zum Detail, da eine Dezimalstelle nach dem Komma große Probleme für ein Unternehmen bedeuten kann. Eine Person in dieser Position stellt sicher, dass alle an das Unternehmen gezahlten Gelder ordnungsgemäß gehandhabt und gemäß den Spezifikationen des Unternehmens zugewiesen werden.
Die Tätigkeit des Finanzsekretariats erfordert die rechtzeitige Hinterlegung der erhaltenen Zahlungen; Dies ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Arbeit in diesem Bereich. Dies kann häufige Fahrten zur Bank bedeuten; Überwachung von Online-Transaktionen, Lastschriften und Einzahlungen; und Verwaltung von Auslandskonten.
Sorgfältige Aufzeichnungen über alle Gelder zu führen, die in eine Organisation ein- und ausgezahlt werden, ist eine weitere wichtige Aufgabe eines Finanzsekretärs. Dies erfordert eine sorgfältige Aufzeichnung und Berichterstattung. Er oder sie verfolgt alle Geldflüsse zum und vom Unternehmen und ist dafür verantwortlich, dass jeder im Unternehmen den Finanzfluss leicht verfolgen kann. Auch hier kann der kleinste Fehler zu großen Problemen führen, daher verwendet ein Finanzsekretär seine oder ihre genaue Liebe zum Detail, um akribische Aufzeichnungen zu erstellen. Er oder sie kann auch aufgefordert werden, neue Richtlinien zu entwickeln, um den Aufzeichnungsprozess besser zu rationalisieren.
Um Finanzsekretär zu werden, verfügt eine Person in der Regel über umfangreiche Verwaltungserfahrung, vorzugsweise im Finanzbereich oder in der Finanzabteilung eines Unternehmens. Karrieren in diesem Bereich sind nie aus der Mode gekommen. Viele Finanzsekretäre haben einen Hochschulabschluss in Verwaltung oder Finanzen, obwohl einige Arbeitgeber möglicherweise keinen Abschluss benötigen, um sich eine Position in diesem Bereich zu sichern. Die Persönlichkeit der Sekretärin ist von entscheidender Bedeutung, da sie sehr vertrauenswürdig und leicht zu handhaben sein muss. Ein Vorstellungsgespräch für eine Stelle in diesem Bereich wird wahrscheinlich viele Fragen zur Arbeitsmoral, zum persönlichen Ehrgeiz und zur Zuverlässigkeit mit sich bringen.