Die Funktion eines Unternehmensregistrars hängt vom Kontext ab, in dem der Titel verwendet wird. Es gibt zwei gewöhnliche Anwendungen des Titels. Ein Corporate Registrar ist die Regierungsbehörde, die Unternehmensgründungen genehmigt und autorisierte Einheiten bis zu ihrer offiziellen Auflösung reguliert. Unternehmensregisterstellen können auch Finanzinstitute sein, die von Unternehmen beauftragt werden, den Besitz ihrer ausstehenden Aktien und Anleihen zu Dokumentationszwecken zu dokumentieren und zu verhindern, dass die Gesellschaft mehr genehmigte Aktien ausgibt. In beiden Fällen fungiert der Firmenregistrar in erster Linie als Informationsarchivar, um den Überblick über die aktuelle Registrierungsliste zu behalten.
In Ländern mit privatem Geschäftssektor, wie den USA, Großbritannien und Kanada, ist der Unternehmensregistrar die Regierungsbehörde, die Unternehmen für den Betrieb lizenziert. Es ist der Ort, an dem Unternehmen ihre Satzung einreichen, um das Unternehmen offiziell zu gründen, und wo andere Arten von Unternehmen ihre Gründungsdokumente einreichen. Diese Agenturen sind Registrare, weil sie die öffentlichen Aufzeichnungen autorisierter Geschäftseinheiten innerhalb einer Gerichtsbarkeit führen. Normalerweise kann sich ein Mitglied der Öffentlichkeit an das Standesamt wenden, um den Status der Gewerbeanmeldung eines Unternehmens zu ermitteln.
Staatliche Registrare verwalten auch die jährlichen Anmeldepflichten von Unternehmen und bieten administrative Dienstleistungen an, wie z. Der Handelsregisterführer verwaltet in diesem Zusammenhang auch die Auflösung von Unternehmen und streicht die Befugnis eines Unternehmens, Geschäfte in der Gerichtsbarkeit zu tätigen, wenn es seine Türen schließt. In den USA zum Beispiel hat jeder Staat einen Unternehmensregistrar, der normalerweise der Außenminister ist. Mitarbeiter des Geschäftsbereichs des Sekretariats führen eine Reihe von Verwaltungsaufgaben aus, die die öffentlichen Aufzeichnungen über registrierte Unternehmen führen.
Die andere übliche Verwendung des Titels des Registerführers ist die Ernennung eines Finanzinstituts, um die Aufzeichnungen über die ausstehenden Wertpapiere eines Unternehmens zu führen. Technisch gesehen kann ein Unternehmen jeden ernennen, um diese Aufzeichnungen zu führen. In vielen kleinen Unternehmen kann beispielsweise der Sekretär des Vorstands diese Aufgabe und diesen Titel erhalten. Für große Unternehmen mit Millionen ausstehender Aktien besteht jedoch der einzig praktikable Ansatz darin, dass ein Spezialist den Besitznachweis führt.
Finanzinstitute, die als Unternehmensregister fungieren, verfolgen die Namen und Adressen der derzeitigen Eigentümer von Aktien und Anleihen. Jedes Mal, wenn ein Wertpapier den Besitzer wechselt, wird die Änderung erfasst und aufgezeichnet. Diese Institutionen arbeiten Hand in Hand mit Brokern und Händlern, um diese Informationen für die Aufzeichnungen zu sammeln. Obwohl die vom Unternehmensregister geführten Aufzeichnungen nicht das Eigentum bestimmen, ermöglicht es dem Unternehmen, wichtige Mitteilungen an die Eigentümer zu senden, wie von den Aufsichtsbehörden verlangt. Das Finanzinstitut verfolgt auch die Gesamtzahl der ausstehenden Aktien, sodass das Unternehmen nicht mehr Aktien ausgibt als genehmigt.