Ein Personalvermittler arbeitet sowohl mit Bewerbern als auch mit Unternehmen zusammen, die Mitarbeiter suchen. Der Recruiter hilft Unternehmen, qualifizierte Kandidaten für die Besetzung von Stellen zu finden. Er hilft auch Kandidaten, die auf der Suche nach Arbeit in sein Büro kommen, eine Position zu finden, die ihren Fähigkeiten und Anforderungen entspricht.
Ein Personalvermittler kann für ein großes Unternehmen arbeiten. Es ist für das Unternehmen nur sinnvoll, einen privaten Personalvermittler in Vollzeit zu beschäftigen, wenn es einen erheblichen Personalbedarf hat. In solchen Fällen ist der Recruiter in der Regel Teil der Personalabteilung des Unternehmens und ist für die Schnittstelle mit allen Abteilungen des Unternehmens zur Ermittlung des Personalbedarfs sowie für die Strukturierung von Hilfsgesuchen, die Straffung des Vorstellungsgesprächs und die Durchführung von Vorgesprächen verantwortlich Vorstellungsgespräche von Kandidaten. Häufig haben Unternehmen eine Person im Personal, die für die Personalbeschaffung zuständig ist, aber auch andere Funktionen erfüllt; Beispielsweise hat eine Anwaltskanzlei einen geschäftsführenden Gesellschafter, der neue Mitarbeiter rekrutiert, oder ein Unternehmen einen Einstellungsleiter in der Personalabteilung. Diese Personen erfüllen die Funktion eines Personalvermittlers, aber es ist nicht ihre Vollzeitbeschäftigung.
Viele Personalvermittler arbeiten auch für Personalagenturen oder Headhunter-Firmen. Dabei handelt es sich um unabhängige Unternehmen, deren einzige Aufgabe darin besteht, qualifizierte Kandidaten mit Unternehmen zusammenzubringen, die Stellen besetzen müssen. Einige Personalagenturen sind Allzweck-Personalagenturen, was bedeutet, dass sie eine Vielzahl von Kandidaten mit unterschiedlichen Qualifikationsniveaus akzeptieren, um Positionen zu besetzen, die von administrativer Unterstützung bis hin zu Fabrikarbeit reichen. Andere Agenturen sind spezifisch für eine bestimmte Branche oder eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitern; So kann beispielsweise eine Personalvermittlungsagentur nur mit Rechtsassistenten oder Absolventen der juristischen Fakultät zusammenarbeiten, während eine Personalvermittlungsagentur oder ein Headhunter nur mit Kandidaten arbeiten darf, die für hochqualifizierte, hochbezahlte Führungspositionen qualifiziert sind.
Wenn ein Personalvermittler für eine unabhängige Personalagentur arbeitet, erhält er Anfragen von vielen verschiedenen Unternehmen, die an der Besetzung offener Stellen interessiert sind. Dann veröffentlicht er entweder eine Stellenanzeige für das Unternehmen oder überprüft die Sammlung von Lebensläufen, die er von Bewerbern hat, die auf Jobsuche zu ihm gekommen sind. Er führt Vorgespräche für das Unternehmen durch und übersendet eine Liste mit qualifizierten Kandidaten, die das Unternehmen anschließend interviewen kann. Wenn das Unternehmen eine Person einstellt, die durch die Bemühungen des Personalvermittlers für die Stelle empfohlen wurde, erhält der Personalvermittler oder die Agentur für einen bestimmten Zeitraum einen Prozentsatz des Gehalts, den der Mitarbeiter verdient, oder eine Pauschalgebühr für die Service, den er bei der Suche nach dem Mitarbeiter erbracht hat.