Ein Programmbegleitungsassistent leistet umfassende administrative und kaufmännische Unterstützung im Rahmen eines von einer Organisation oder Institution geförderten Programms. Typischerweise wird er oder sie verschiedene routinemäßige bürokratische Unterstützungsdienste erbringen, wie z. B. die Verwaltung von Korrespondenz, Reisevorbereitungen und die Führung von Akten. Darüber hinaus kann der Support-Assistent jedoch auch die Verantwortung für die Verwaltung der Kommunikation mit Kunden, Rekruten oder anderen Parteien außerhalb des Programms übernehmen. Darüber hinaus kann er für das Schreiben von Broschüren, Newslettern und Berichten verantwortlich sein. In vielen Fällen kann der Assistent für die Programmbetreuung auch umfangreiche Computerkenntnisse erfordern, da er für die Pflege von Programmdateien und Tabellenkalkulationen sowie für die Durchführung erheblicher Recherchen verantwortlich sein kann. Die genauen Verantwortlichkeiten variieren in der Regel je nach Arbeitgeber und den Kenntnissen und Fähigkeiten des Assistenten.
Viele staatliche und private Organisationen sponsern eine Vielzahl von Programmen, die möglicherweise die Dienste engagierter Mitarbeiter erfordern. Während Programme, die nicht über eine signifikante Finanzierung verfügen, die Mitarbeiter möglicherweise dazu verpflichten, ihre eigenen Verwaltungs- und Büroarbeiten zu erledigen, ist in einigen Fällen das Budget ausreichend, um einen Programmunterstützungsassistenten einzustellen. Die Qualifikationen für diese Position variieren je nach Einstellungsorganisation, aber viele Einstellungsmanager bevorzugen es, einen Assistenten mit erheblicher Erfahrung in Verwaltungs-, Sekretariats- oder Büroarbeiten einzustellen. Darüber hinaus kann es erforderlich sein, dass der Assistent Erfahrung mit verschiedenen Arten von Office-Software hat und in einigen Fällen auch ein gutes Verständnis für verschiedene Datenbanken haben muss. Die Abteilung kann sich darauf verlassen, dass der Assistent für die Programmunterstützung einen erheblichen Teil des Schreibens und der Recherche übernimmt, was bedeuten kann, dass ein Einstellungsmanager möchte, dass der Assistent einen Hochschulabschluss hat.
In einigen Kontexten kann ein Programmunterstützungsassistent auch an der Schulung sowohl von Programmmitarbeitern als auch von Kunden beteiligt sein. Da der Assistent in der Regel über umfassende Kenntnisse der Abläufe und Ziele des Programms verfügt, kann der Support-Assistent aufgefordert werden, Schulungsmaterial zu erstellen und neue Mitarbeiter und Kunden an den Richtlinien und Verfahren des Programms zu orientieren. In Situationen, in denen das Programm zusätzliche Mittel, Personal oder andere Arten von Unterstützung benötigt, kann der Assistent gebeten werden, Beiträge zu den Bedürfnissen des Programms zu leisten und kann auch aufgefordert werden, Dokumentationen und Recherchen zusammenzustellen, die hinzugefügt werden können zur Supportanfrage.
In vielen Fällen kann ein Assistent zur Programmbegleitung umfangreiche Aufgaben im Bereich des Reise- und Veranstaltungsmanagements übernehmen. Daher kann es für den Assistenten oft hilfreich sein, einige Kenntnisse über lokale Reiseoptionen und Veranstaltungsplanung zu haben. Es kann erforderlich sein, dass der Support-Assistent die Flugtickets für die Gäste sowie den lokalen Transport und die Hotelunterkunft organisiert. Darüber hinaus muss sie möglicherweise auch mit den Managern lokaler Besprechungsräume zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Konferenz reibungslos abläuft.