Ein Projektassistent unterstützt normalerweise einen Projektmanager oder einen Projektleiter bei den Aufgaben, die zur Ausführung eines Auftrags erforderlich sind. In den meisten Fällen umfasst dies kaufmännische und administrative Funktionen. Der Projektassistent kann auch an Sitzungen teilnehmen und ist wahrscheinlich für die Beantwortung von Fragen in Abwesenheit des Projektleiters verantwortlich. Abhängig von der Größe des Projekts kann der Assistent einem einzelnen Job und Projektmanager zugewiesen sein oder kann mehr als einen Manager gleichzeitig bei mehr als einem Projekt unterstützen.
Der Kern der Tätigkeit eines Projektassistenten dreht sich in der Regel um kaufmännische und administrative Tätigkeiten. Die meisten Projekte hängen stark von Dateien und Tabellenkalkulationen ab, einschließlich Zeitplänen, Budgets und Aufgabenlisten. Diese auf dem neuesten Stand zu halten, die Aktualisierungen zu kommunizieren und Änderungen zu dokumentieren, sind ein wichtiger Teil des Projektmanagements und Aufgaben, die in der Regel dem Assistenten obliegen, wenn er vorhanden ist. Viele Unternehmen haben spezifische Anforderungen, was dokumentiert werden muss und was in physischen Akten aufbewahrt werden muss.
Auch andere Arten von Papierkram fallen oft an den Projektassistenten. Dies kann das Beantragen und Ausfüllen von Versicherungsformularen und -genehmigungen, das Ausfüllen von Kaufaufträgen und mehr umfassen. Dazu gehört häufig auch die Verwaltung der Korrespondenz, wie beispielsweise die Bereitstellung regelmäßiger Berichte und Updates für den Kunden.
Der Projektassistent wird auch häufig an Sitzungen teilnehmen und an Telefonkonferenzen teilnehmen. Dies umfasst in der Regel sowohl interne Teammeetings als auch Kundenmeetings. In vielen Fällen wird der Assistent damit beauftragt, Notizen von der Besprechung zu machen und anschließend einen Besprechungsbericht zu erstellen und zu verteilen. Ein wichtiger Bestandteil solcher Berichte ist die Identifizierung von Aktionspunkten und die Zuweisung der Verantwortung für jeden. Es ist auch wichtig, Fälligkeitstermine zu identifizieren.
Während traditionell der Projektleiter oder Direktor mehr Verantwortung für die Entscheidungsfindung, das Management von Kundenbeziehungen und die Einhaltung des Budgets und des Zeitplans trägt, muss der Assistent jederzeit den Status des Projekts kennen, da er möglicherweise aufgefordert wird, Beantworten Sie Fragen, wenn der Manager nicht verfügbar ist. Projektmanager können in Besprechungen, krank oder im Urlaub sein, wenn beispielsweise ein Teammitglied oder ein Kunde eine Information benötigt. Zu wissen, wo die Daten zu finden sind, ist entscheidend.
Ein Projektassistent, der sich nicht einem einzelnen Projekt widmet, sondern für die Unterstützung mehrerer Manager oder mehrerer Projekte verantwortlich ist, übernimmt diese Aufgaben für jedes Projekt. Dies bedeutet, dass der Assistent sehr organisiert sein muss. Er muss auch in der Lage sein, Aufgaben zu priorisieren und zu wissen, was zu tun ist, wenn die Anforderungen von zwei oder mehr Projekten kollidieren.