Ein Clerk Magistrate ist ein US-Gerichtsbeamter, der bei der Verwaltung der Verwaltungsaufgaben eines Gerichts hilft und bei einigen einleitenden Angelegenheiten den Vorsitz führt. Dieser Job fällt oft irgendwo zwischen Support-Mitarbeiter und Richter. Fachleute in dieser Rolle bearbeiten Gerichtsverfahren, legen Anhörungstermine fest und verwalten Prozesspläne, während sie auch kleinere Streitigkeiten wie Verkehrsverstöße und vorläufige Strafverfahren entscheiden. Ein Sachbearbeiter nimmt Bitten entgegen und gibt Empfehlungen ab, die das Leben eines Prozesses prägen können.
Nur eine Handvoll Bundesstaaten haben Sachbearbeiter, und die genaue Stellenbeschreibung variiert je nach lokalem Recht und Gepflogenheiten. Alle sind ernannte Positionen, was bedeutet, dass ein Regierungsbeamter – normalerweise ein Gouverneur des Bundesstaates – die Kandidaten für den Gerichtsschreiber auswählt. Die meisten werden für lebenslange Dienstzeit ernannt. Sie werden in der Regel US-Bezirksgerichten zugewiesen, können aber auch bei speziellen Familiengerichten, Verkehrsgerichten oder Verwaltungsanhörungsbüros untergebracht werden, sofern solche vorhanden sind und Unterstützung benötigen.
Die Unterstützung ist die Hauptaufgabe des Sachbearbeiters. Er oder sie übernimmt in der Regel die Kontrolle über die Fallbelastung des Gerichts und hilft bei hochrangigen Aufgaben wie der Vorbereitung und Eingabe von Anordnungen; Extrahieren sachdienlicher Informationen aus Akten; und Abwicklung von papierbasierten Angelegenheiten wie Nachlassregelung, Testamentsvollstreckung und gerichtlich angeordneten Immobilienverkäufen. Beamte ersetzen kein gewöhnliches Verwaltungspersonal, sondern nehmen hauptamtliche Richter von einigen Belastungen ab.
In vielerlei Hinsicht ist ein Gerichtsschreiber so etwas wie ein Junior-Richter. Der Job ist nicht als Sprungbrett zum Vollzeit-Richter gedacht, sondern als Möglichkeit, dem Richter Zeit zu geben. Die meisten Bundesstaaten, die Gerichtsschreiber haben, haben die Stellen geschaffen, um die Gerichte angesichts steigender Kosten und steigender Fallzahlen effizienter zu machen. Es ist oft viel billiger, Gerichtsschreiber an Gerichte zu stellen, als die richterliche Basis zu erweitern.
Den meisten Sachbearbeitern ist es erlaubt, geringfügige Angelegenheiten anzuhören, einschließlich Verkehrsverstöße und grundlegende Anhörungen zum Sorgerecht. Es kann ihnen auch gestattet werden, bei Anhörungen aus Beweisgründen den Vorsitz zu führen, dem ersten Schritt eines jeden Strafverfahrens. Bei einer Anhörung wegen Show Causes präsentieren die Parteien ihre vorläufigen Argumente, und der Richter – oder je nach Fall der Gerichtsschreiber – entscheidet, ob genügend Material vorhanden ist, um eine umfassende Anklage und ein Verfahren zu rechtfertigen.
Sachbearbeiter, die bei diesen Anhörungen den Vorsitz führen, spielen eine sehr wichtige Rolle, da sie entscheiden, ob ein Fall fortgesetzt wird. Geschickte Angeklagte in Strafsachen versuchen oft, ihre Fälle mit dem Gerichtsvollzieher zu verwerfen, was verhindert, dass der Fall voranschreitet. Dies erspart dem Angeklagten den Erhalt eines Vorstrafenregisters.
Ein Clerk Magistrate sollte nicht mit einem Magistrate Clerk verwechselt werden, einer beratenden Position im englischen Magistrate Court System. Magistrate Courts in Großbritannien werden entweder von Laien- oder Berufsrichtern beaufsichtigt, die als Richter fungieren. Sachbearbeiter sind in diesem Zusammenhang professionelle Berater der Richter, die Gerichtsverfahren aus verwaltungstechnischer Sicht führen.