Ein Sachbearbeiter ist verantwortlich für die genaue Organisation, Ablage und das Abrufen von Informationen in Bezug auf die Unterlagen und Konten eines Unternehmens. Er sorgt für die Aktualität der Aufzeichnungen und für die rechtzeitige Durchführung notwendiger Änderungen oder Ergänzungen. Viele moderne Büros führen ausschließlich elektronische Aufzeichnungen, was erfordert, dass ein Aktenbeamter mit Textverarbeitungssoftware, Tabellenkalkulationsanwendungen und Dateneingabemethoden vertraut ist. Die meisten Jobs als Datenschreiber finden sich in Arztpraxen und Krankenhäusern, Regierungsbehörden und Unternehmen aller Art.
Die genaue Verwaltung der Aufzeichnungen einer Organisation ist für den Erfolg der Organisation von entscheidender Bedeutung. Ein Sachbearbeiter integriert Daten, physische Papiere und Quittungen in ein einheitliches Ablagesystem. Möglicherweise muss er Dokumente in elektronische Formulare umschreiben und entsprechende Ablagedateien erstellen, damit Informationen schnell abgerufen und bei Bedarf geändert werden können. Aktenangestellte übernehmen häufig verschiedene andere Arten von Verwaltungsaufgaben, wie z. B. das Beantworten von Telefonen, die Unterstützung von Patienten oder Kunden und das Verteilen von Post.
Datenschreiber arbeiten in einer Reihe von verschiedenen Berufsfeldern, einschließlich Krankenhäusern, Staats- und Bezirksämtern und großen Unternehmen. Sachbearbeiter für Krankenakten sind unerlässlich, um Patientendaten, einschließlich Krankenakten und Rechnungsinformationen, zu verfolgen. Mit Erfahrung werden sie zu Spezialisten für medizinische Abrechnung und Codierung, die eng mit Ärzten zusammenarbeiten, um Diagnosen zu codieren und Zahlungen von Versicherungsunternehmen einzuziehen.
Fachleute in Regierungsbehörden behalten den Überblick über öffentliche Aufzeichnungen und Gerichtsdokumente. Staats- und Bezirksbeamte können neben anderen wichtigen rechtlichen Dokumenten für die Einreichung und den Abruf von Geburtsurkunden, Sterbeurkunden, Heiratslizenzen und Scheidungsbescheiden zuständig sein. Diejenigen, die für private Unternehmen arbeiten, führen häufig Kundenkonten, behalten den Überblick über Rechnungen und Quittungen und aktualisieren die Mitarbeiterakten.
Um in jeder Arbeitsumgebung ein Archivar zu werden, muss eine Person in der Regel mindestens einen High-School-Diplom oder GED erwerben. Viele Arbeitgeber, insbesondere in Regierungsbehörden, bevorzugen es, Angestellte mit Hochschulerfahrung in Betriebswirtschaft oder Rechnungswesen einzustellen. Neue Sachbearbeiter erhalten in der Regel informelle Schulungen am Arbeitsplatz von etablierten Sachbearbeitern oder anderen Büromitarbeitern, die die Anforderungen für die Stelle verstehen. Menschen entscheiden sich oft dafür, als Buchhalter zu arbeiten, um Büroerfahrung zu sammeln und sich auf fortgeschrittene Positionen innerhalb einer Organisation vorzubereiten.
Einige Büros führen physische Aufzeichnungen in Form von Papierdokumenten und Quittungen, obwohl viele Unternehmen die Vorteile der Aufbewahrung von Aufzeichnungen auf Computern erkennen. Gefragt sind gelernte Buchhalter, die Informationen sorgfältig in neue elektronische Systeme übertragen. Neue Mitarbeiter müssen solide Computerkenntnisse und die Fähigkeit, auf Details zu achten, nachweisen.