Die Hauptaufgabe eines Schulungsadministrators besteht darin, Schulungsprogramme für Unternehmen, Regierungsbehörden und gemeinnützige Organisationen zu planen und durchzuführen. Da Menschen mit diesem Job hauptsächlich mit neu eingestellten Mitarbeitern arbeiten, ist dies eine Personalposition, die eine stetige Kommunikation mit anderen Schlüsselabteilungen innerhalb des Unternehmens aufrechterhält. Durch die Antizipation der Bedürfnisse des Unternehmens und die Entwicklung geeigneter Schulungspläne verfügt die Person in dieser Funktion über eine Reihe von Kenntnissen in Bezug auf den Betrieb verschiedener Abteilungen.
Ein Schulungsadministrator trifft sich in der Regel regelmäßig mit Kollegen und Vorgesetzten, um den Bedarf an neuen Mitarbeitern zu ermitteln und den Arbeitsumfang der neuen Mitarbeiter festzulegen. Diese Administratorjobs umfassen in der Regel die Erstellung von Schulungsplänen und -richtlinien und die Festlegung der geeigneten Lehrmethoden. Der Administrator entscheidet, welche Art von Schulung für die jeweilige Aufgabe am effektivsten ist; Methoden können Einzeltraining umfassen; Gruppenunterricht; Anweisung am Arbeitsplatz; oder an Konferenzen, Workshops oder Vorträgen teilzunehmen. Nach Abschluss eines Schulungsprogramms hilft der Schulungsadministrator bei der Bewertung und Beurteilung des individuellen Fortschritts jedes Auszubildenden.
Der Administrator bereitet auch Schulungsmaterialien, Tests und Prüfungen sowie Bewertungsinformationen vor. Er oder sie kann auch für die Pflege einer Bibliothek mit Schulungsressourcen verantwortlich sein. Ein Job als Schulungsadministrator umfasst die Erstellung und Organisation all dieser Dokumente sowie die physische Gestaltung von visuellen Hilfsmitteln, Handouts für neue Mitarbeiter und Schulungshandbüchern.
Schulungsadministratoren verfügen über ein umfangreiches Wissen über die Arbeitsweise verschiedener Abteilungen sowie über die Abwicklung von Personalprozessen. Neben berufsspezifischen Schulungen kann er oder sie Mitarbeiterorientierungsgespräche leiten, Vorträge über Arbeitssicherheit und öffentliche Gesundheit halten oder an Initiativen zur Führungskräfteentwicklung teilnehmen. Die Position erfordert ein hohes Maß an Flexibilität und die Bereitschaft, jeden Aspekt eines Unternehmens kennenzulernen.
Administrative und kaufmännische Aufgaben sind ein wesentlicher Bestandteil des Berufsbildes des Ausbildungsadministrators. Der Administrator nutzt ein hohes Maß an Wissen über Büroabläufe, um die wesentlichen Aufgaben auszuführen. Textverarbeitung, Ablage, Budgeterstellung und Besprechungsplanung werden in der Regel vom Schulungsadministrator durchgeführt.
Eine Person mit diesem Job kann auch verpflichtet sein, Schulungen und Seminare zu leiten. Er oder sie sollte mit öffentlichen Reden vertraut sein und eine einnehmende, unterhaltsame Art besitzen, wenn er eine große Gruppe anspricht. Der Administrator ist oft der erste Ansprechpartner, den Mitarbeiter mit ihrem neuen Job haben, und es liegt an der Schulungsadministratorin, die Details der Position einfach und zugänglich zu erklären.