Technische Angestellte können in verschiedenen Unternehmen etwas unterschiedliche Dinge tun, aber in den meisten Fällen konzentrieren sich ihre Jobs stark auf die Dokumentenablage, sowohl in Papierdateien als auch in digitalen Datenbanken; sie können auch an der tatsächlichen Gestaltung computergestützter Archive und Systeme beteiligt sein, um die Effizienz für ihre spezifische Umgebung zu fördern. In vielen Fällen beinhaltet der Job auch viel Schreibarbeit und grundlegende Verwaltungsaufgaben, was dazu geführt hat, dass manche diese Position mit der einer einfachen Sekretärin gleichsetzen. Obwohl sich die Stellenbeschreibungen häufig überschneiden, erfordern die meisten technischen Positionen eher tiefere Kenntnisse der Informationstechnik als einfaches Dokumentenmanagement. Diese Art von Fachleuten wird auch häufig zum Korrekturlesen und manchmal auch zum Redigieren von technischen Dokumenten und Handbüchern herangezogen, was die meisten normalen Verwaltungsassistenten nicht tun, und sie müssen oft mithelfen, dass alle Dokumentenablagesysteme den relevanten Regeln entsprechen und Vorschriften.
Primäre Jobeinstellung
In den meisten Fällen dienen technische Sachbearbeiter als Support-Profis, die dabei helfen, hochtechnische und spezifische Informationen zu verarbeiten und zu archivieren. Daher findet man diese Art von Job am häufigsten in Branchen, die viel mit dichter Dokumentation zu tun haben und viele Archivierungsanforderungen haben. Bauingenieurbüros gehören neben Generalunternehmern zu den häufigsten Arbeitgebern. Auch Softwareunternehmen und Konzerne, die hauptsächlich digitale Datenbanklösungen vertreiben, benötigen möglicherweise Personen mit dieser Art von Fachwissen. Einige medizinische Unternehmen wie Krankenhäuser und Versicherungen haben auch Stellenangebote. Der Job wird an verschiedenen Orten zwangsläufig anders aussehen, aber die Kernaufgaben und -pflichten sind in der Regel ungefähr gleich.
Dokumentenablage
Dokumentenmanagement ist in der Regel eines der wichtigsten Dinge, die Menschen im Beruf des technischen Kaufmanns tun. Dies kann alles umfassen, vom Empfang von Papierkram über die Verarbeitung als „erhalten“ und deren Speicherung, bis hin zum Senden wichtiger Dateien aus dem Unternehmen oder Büro an andere und der Rückverfolgung und Sicherstellung des Empfangs.
Einige der wichtigsten Dokumente betreffen in der Regel das Personal, einschließlich der anfänglichen Unterlagen der Mitarbeiter, Schulungsunterlagen und alle Hinweise zu Disziplinarmaßnahmen der Mitarbeiter. Darüber hinaus beinhalten die meisten Sachbearbeiter-Jobs die Organisation des Papierkrams, der die Anforderungen für Projekte und alle Änderungen im Betrieb auflistet, und stellt sicher, dass die Regeln befolgt und Fristen eingehalten werden. Diese Dokumente müssen in der Regel ständig aktualisiert und leicht zugänglich sein, damit die Verantwortlichen jederzeit darauf zugreifen können.
Digitale Datenbanken
Die Ablage ist normalerweise nicht auf Papierdokumente beschränkt. Von einer Person in dieser Position wird normalerweise auch erwartet, dass sie mit der Technik vertraut ist, um Dokumente zu organisieren. Diese Art von Mitarbeiter sollte normalerweise in der Lage sein, zu bestimmen, welche Software hilfreich wäre, und sollte wissen, wie man eine Vielzahl verschiedener Programme verwendet. Zugehörige Aufgaben umfassen bei Bedarf häufig die Installation und Fehlerbehebung der Software sowie das Erstellen und Aktualisieren von Datenbanken. Von Mitarbeitern mit technischer Ausbildung kann auch erwartet werden, dass sie Kollegen bei anderen technischen Aufgaben unterstützen, die den Computer betreffen, insbesondere im Zusammenhang mit Online-Berichts- oder Ablagesystemen.
Entwerfen von Systemen und Verbessern der Effizienz
Je nach Organisation kann ein Sachbearbeiter in dieser Funktion auch gebeten werden, Ablage- und Dokumentenmanagementsysteme von Grund auf neu zu entwerfen. Bei dieser Art von Auftrag geht es oft um Document Engineering, und die Hauptaufgabe des Sachbearbeiters besteht normalerweise darin, Wege zu finden, die Systeme effizienter und benutzerfreundlicher zu gestalten.
Abhängig vom Kontext kann er oder sie dem Unternehmen auch dabei helfen, die erforderlichen Gesetze zur Aufbewahrung und Ablage von Dokumenten einzuhalten. Unternehmen, die mit sensiblen Finanzinformationen oder Gesundheitsdaten umgehen, unterliegen oft höheren Standards und müssen bestimmte Vorschriften einhalten – Vorschriften, die sich regelmäßig ändern können. Sachbearbeiter sind oft dafür verantwortlich, die relevanten Vorschriften einzuhalten und sicherzustellen, dass die vorhandenen Systeme konform sind.
Korrekturlesen und Lektorat
In einigen Fällen helfen Sachbearbeiter mit technischem Fachwissen sogar bei der Erstellung und Bearbeitung von technischen Handbüchern, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt sind. Korrekturlesen und Lektorat sind ein großer Teil des Prozesses, aber in einigen Fällen werden solche Fachleute möglicherweise tatsächlich gebeten, Leitfäden oder Handbücher zu erstellen – oft zu Dingen wie Dokumentennavigationssystemen –, die an Mitarbeiter und andere Benutzer des Programms verteilt werden können Frage.
Grundlegende Büroaufgaben
Ähnlich wie bei anderen Arten von Sachbearbeitern muss ein technischer Sachbearbeiter im Laufe des Tages in der Regel einige kaufmännische Aufgaben erledigen. Dies bedeutet, dass Fachleute erwarten können, dass sie das Telefon beantworten und entweder die gestellte Frage beantworten oder den Anrufer an eine andere Person weiterleiten. Sie können auch Leute begrüßen, die das Büro besuchen, und manchmal als erster Kontakt mit dem Unternehmen dienen. Zusätzliche Büroaufgaben können das Faxen, E-Mail-Versand und die Verwaltung der Korrespondenz umfassen.