Ein Titelsucher durchsucht öffentliche Datensätze, um so viel wie möglich über einen Eigentumstitel zu erfahren. Während Einzelpersonen Titelsucher selbst durchführen können, ziehen es die meisten vor, Fachleute zu konsultieren, da der Prozess langwierig und mühsam sein kann und Titelsucher in der Lage sind, Informationen aufzudecken, die möglicherweise schwer zu finden sind. Menschen beauftragen normalerweise einen Titelsucher während des Treuhandkontos als Teil ihrer Untersuchung eines möglichen Immobilienkaufs, und Titelsuchen können auch erforderlich sein, um eine Immobilie zu refinanzieren, einen Baukredit aufzunehmen oder eine Titelversicherung abzuschließen.
Wenn ein Titelsucher eingestellt wird, kann er je nach Bedarf des Kunden entweder eine vollständige oder eine eingeschränkte Suche durchführen. In beiden Fällen besteht das Ziel der Suche darin, Informationen aufzudecken, die die Übertragung der Immobilie behindern oder für den Eigentümer zu einem Problem werden könnten. Beispielsweise kann eine Titelsuche ergeben, dass ein Grundstück technisch gesehen Binnenland ist und keine Dienstbarkeiten von Nachbarn vorhanden sind, um die nächste Straße zu erreichen.
Bei einer Titelsuche bestätigt der Titelsucher, dass der angegebene Eigentümer der Immobilie wirklich der Eigentümer ist und keine Pfandrechte an der Immobilie, wie etwa eine Hypothek oder ein Urteil gegen den Grundstückseigentümer, bestehen. Titelsucher suchen auch nach Personen mit einem rechtlichen Interesse an einer Immobilie, z. B. nach einem abwesenden Miteigentümer. Sie bestätigen auch die Details der Immobilie und stellen sicher, dass die Beschreibungen der Immobilie und ihrer Grenzen korrekt sind.
Titelsucher prüfen auch möglicherweise bestehende Beschränkungen, wie Dienstbarkeiten, verwirkte Mineralrechte und andere Probleme. Dies soll helfen, unangenehme Überraschungen zu vermeiden. Wenn beispielsweise jemand ein Grundstück mit Holzrechten kauft, das an ein Holzunternehmen verkauft wurde, hat das Holzunternehmen das Recht, das Grundstück zu betreten und das Holz zu entfernen. Titelsucher werden auch verwendet, um Bewertungsraten zu überprüfen, die je nach Lage der Immobilie variieren können. So mag man zum Beispiel überrascht sein, dass man neben einem einheitlichen Grundsteuersatz von einem Prozent auch noch eine zusätzliche Kommunalsteuer von einem halben Prozent zahlen muss.
Ein Titelsucher benötigt ausgezeichnete Recherchefähigkeiten und gute Beziehungen zu Personen, die Informationen über Immobilientitel besitzen. Dazu gehören regionale Grundbuchämter, Titelgesellschaften und Banken. Die meisten Titelsucher sind mit Computern vertraut, können aber auch ältere Aufzeichnungen durchsuchen, die in Ledgern gespeichert sind, und sie müssen ein scharfes Auge für Probleme haben. Wenn ein Titelsucher ein Problem mit einer Immobilie nicht erkennt, könnte er oder sie haftbar gemacht werden.