Ein Vertriebsadministrator überwacht die Verkaufsprozesse für die Organisation, für die er arbeitet, und unterstützt interne und externe Vertriebsteams. Zu seinen Aufgaben gehören die Pflege von Kundeninformationen, die Vorbereitung und Bearbeitung von Bestellungen sowie die Unterstützung von Außendienstmitarbeitern. Auch die Datenbankverwaltung gehört zum Job, und es kann erforderlich sein, dass der Administrator monatliche und vierteljährliche Berichte erstellt und Empfehlungen für Verbesserungen ausspricht. Vertriebsadministratoren berichten häufig an einen Vertriebsleiter, beispielsweise einen Vizepräsidenten für Vertrieb oder einen General Manager. Bewerber für eine Stelle in der Vertriebsadministration müssen oft ihre Kommunikationsfähigkeit und exzellenten Kundenservice unter Beweis stellen.
Der Zweck der Einstellung eines Administrators besteht häufig darin, sicherzustellen, dass die Bedürfnisse der Kunden erfüllt und Produkte und Dienstleistungen professionell und zeitgerecht geliefert werden. Unternehmen benötigen einen Administrator, der eng mit den Vertriebs- und Buchhaltungsteams zusammenarbeitet, um die Vertriebsziele der Organisation zu erreichen. Das Endergebnis für den Vertriebsadministrator besteht darin, alles zu tun, was getan werden muss, um dem Vertriebsteam zu helfen, den Verkauf abzuschließen und die vom Kunden gekauften Produkte und Dienstleistungen bereitzustellen. Wenn beispielsweise ein Außendienstmitarbeiter einen Kunden zum Kauf eines Produkts überredet, muss der Administrator möglicherweise den zum Abschluss des Geschäfts erforderlichen Vertrag entwerfen. Administratoren fungieren oft als Bindeglied zwischen Unternehmensleitern und dem Vertriebsteam, um Probleme zu lösen, Prozesse zu gestalten oder Konflikte zu lösen.
Zu den täglichen Aufgaben, die ein Vertriebsadministrator erwarten kann, gehören die Verarbeitung von Telefon- und Online-Zahlungen, das Erstellen und Einreichen von Angeboten als Reaktion auf Angebotsanfragen und die Ausführung von Bestellungen. Aus diesem Grund müssen viele Bewerber oft gut organisiert sein, gute Manager ihrer Zeit und ausgezeichnet auf Details achten. Die Fähigkeit, effektiv zu schreiben, ist auch eine der Anforderungen des Vertriebsadministrators, da die Aufgabe häufig das Einreichen von Angeboten und anderen schriftlichen Arbeiten an potenzielle und bestehende Kunden umfasst. Administratoren bearbeiten auch Kundenbeschwerden und stellen ihnen weitere Informationen zur Verfügung, damit sie ihre Entscheidung treffen können, ob sie mit dem Unternehmen Geschäfte machen möchten. Viele Arbeitgeber verlangen von Bewerbern oft, dass sie ihr Wissen und ihre Erfahrung im Kundenservice zeigen, weil sie die Gewissheit haben wollen, dass der Bewerber die Kunden gut verwalten kann.
Ein Managementteam verlässt sich häufig auf einen Vertriebsadministrator, um Kundenprobleme und -anliegen zu übermitteln. Beispielsweise kann ein Unternehmen verlangen, dass ein Außendienstmitarbeiter sich an die Vertriebsadministratoren wendet, bevor er sich an das Management wendet. Der Administrator kann auch Probleme melden, die die Fähigkeit des Vertriebsteams beeinträchtigen, effektiv zu arbeiten oder Kunden zu bedienen.