Der von Ihnen verwendete geschäftliche Anrufbeantworter sollte relativ kurz und prägnant sein. Sie können ihn jedoch verwenden, um zu demonstrieren, was Ihr Unternehmen zu bieten hat. Ihr allgemeiner Ton in der Nachricht sollte professionell sein und Anrufern zeigen, dass ihr Anruf in diesem Moment zwar verpasst wurde, aber wichtig ist und Sie planen, sie so schnell wie möglich zu kontaktieren. Dabei sollten Sie jedoch nicht angeben, dass Sie mit jemandem sprechen, der wichtiger ist als der Anrufer. Die Begrüßung Ihres geschäftlichen Anrufbeantworters sollte auch so angepasst werden, wie Sie es für Ihr Unternehmen und Ihre Bedürfnisse für angemessen halten.
Ein geschäftlicher Anrufbeantworter ist eine Nachricht, die auf der Voicemail oder dem Anrufbeantworter eines Unternehmens aufgezeichnet wird. Da diese Nachricht zumindest von einigen Ihrer Kunden gehört wird, sollten Sie die Nachricht professionell halten. In den meisten Fällen sollten Sie keine albernen oder lustigen Nachrichten erstellen, sondern wichtige und nützliche Informationen professionell und relativ schnell bereitstellen. Sie können die Nachricht jedoch als schnelle Gelegenheit nutzen, um eine kurze Erklärung zu einem bestimmten Service, den Sie anbieten, einzufügen, wie z.
Die Informationen, die Sie in der Begrüßung Ihres geschäftlichen Anrufbeantworters angeben, können je nach Ihren spezifischen Anforderungen variieren, obwohl einige grundlegende Informationen üblich sind. Sie sollten das erreichte Unternehmen angeben, einschließlich eines bestimmten Namens, wenn Sie eine private Geschäftsnummer oder Durchwahl haben. Wenn die Nachricht für den allgemeinen Gebrauch bestimmt ist, können Sie angeben, dass Sie nicht erreichbar sind, obwohl eine Nachricht für die Verwendung außerhalb der Geschäftszeiten dem Anrufer die regulären Geschäftszeiten mitteilen kann. Sie sollten jedoch keine Sprache verwenden, um anzuzeigen, dass Sie mit einer Aufgabe beschäftigt sind, die wichtiger ist als Ihr Anrufer.
Auch die Ansage eines geschäftlichen Anrufbeantworters, die Sie verwenden, sollte auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten und persönlich sein. Wenn Sie einen Notrufdienst haben, den ein Anrufer für eine schnellere Reaktion per Knopfdruck aktivieren kann, sollten Sie dies in der Nachricht angeben. Es kann auch hilfreich sein, Anrufer an die Informationen zu erinnern, die sie in ihrer Nachricht angeben müssen, z. B. Name, Kontaktinformationen und Grund des Anrufs. Sie sollten dem Anrufer auch am Ende Ihrer Nachricht für seinen Anruf danken und darauf hinweisen, dass Sie den Anruf so schnell wie möglich zurückrufen möchten.