Ein Einkaufsleiter verhandelt Lieferverträge mit externen Lieferanten und steuert die täglichen Aktivitäten der Mitarbeiter der Einkaufsabteilung. Wie bei den meisten Aufsichtsfunktionen gehören zu den Aufgaben eines Einkaufsleiters die Einstellung, das Coaching und die Kündigung von Mitarbeitern. Mitarbeiter in diesen Rollen sind auch mit der Verwaltung von Abteilungsbudgets und der Erstellung von Finanzberichten beauftragt.
Unternehmen, die in verschiedenen Branchen tätig sind, müssen sowohl Mengen an langlebigen als auch an kurzlebigen Gütern erwerben. Einige dieser Gegenstände, wie beispielsweise Rohstoffe, werden zur Herstellung von Waren verwendet, während andere Gegenstände wie Büromöbel oder Lagerräume ein notwendiger Bestandteil eines jeden Arbeitsplatzes sind. Zu den Aufgaben eines Einkaufsmanagers gehören die Kontaktaufnahme mit Lieferanten und der Versuch, Verbrauchsmaterialien zum niedrigstmöglichen Preis einzukaufen. In der Regel haben Manager den Ermessensspielraum, kurz- und langfristige Verträge auszuhandeln, und in vielen Fällen hängen die Preise von der Dauer dieser Verträge ab. In einigen Fällen kann ein Unternehmen einen Beschaffungsmanager haben, der den Einkaufsbedarf des gesamten Unternehmens abwickelt, während in anderen Fällen große Unternehmen mehrere Personen in diesen Rollen beschäftigen; jeder Manager kümmert sich um die Beschaffung eines bestimmten Produkttyps.
Im Laufe der Zeit können sich die Bedürfnisse eines Unternehmens ändern und ein Anstieg oder Rückgang des Produktionsniveaus kann dazu führen, dass das Unternehmen seine Lagerbestände erhöhen oder reduzieren muss. Zu den Aufgaben eines Einkaufsleiters gehört die regelmäßige Überprüfung der Betriebskosten und der Lagerbestände, um festzustellen, ob das Unternehmen über ausreichende Vorräte verfügt, um seinen Bedarf zu decken. Wenn eine Abteilung einen Überschuss an Papier, Tinte oder anderen grundlegenden Büromaterialien hat, kann der Manager die Gesamtkosten des Unternehmens senken, indem er diese Materialien einer anderen Abteilung zuweist, in der solche Materialien fehlen. Wenn ein Abteilungsleiter außerdem einen Weg findet, die Kosten durch Vermeidung von Verschwendung zu senken, kann der Einkaufsleiter Details dieser Kostensenkungsmaßnahmen an andere Abteilungsleiter weitergeben.
Zu den Aufgaben eines Einkaufsleiters gehört neben der Beschaffungs- und Beschaffungssteuerung auch die Überwachung der Mitarbeiter. Ein einzelner Manager kann ein Team von Beschaffungsagenten beaufsichtigen, von denen jeder damit beauftragt ist, Geschäfte mit bestimmten Lieferanten auszuhandeln. Der Manager muss sicherstellen, dass diese Personen die Unternehmensrichtlinien verstehen und über die erforderlichen zwischenmenschlichen Fähigkeiten verfügen, um im Namen des Unternehmens aggressiv zu verhandeln. Mitarbeiter, die zu viel oder zu wenig bestellen oder in ihrem Job schlechte Leistungen erbringen, benötigen möglicherweise zusätzliches Einzelcoaching durch die Führungskraft. Erweist sich ein Arbeitnehmer, dass er nicht bereit oder nicht in der Lage ist, seine Arbeitsleistung zu verbessern, ist der Einkaufsleiter dafür verantwortlich, diesen Arbeitnehmer zu disziplinieren, zu entlassen und zu ersetzen.