Vorschläge können innerhalb einer Organisation eine wichtige Rolle spielen. Wichtige Fragen, wie Finanzierung oder politische Veränderungen, werden aufgrund der Vorschläge, die sich damit befassen, oft gewonnen oder verloren. Dies bedeutet, dass die Aufgabe der Angebotserstellung oft eine wesentliche ist. Die Beauftragten können die Effektivität ihres Vorschlags steigern, indem sie ihre Methoden der Publikumsanalyse, Überzeugungsarbeit und Präsentation berücksichtigen.
Die Zielgruppenanalyse ist eine Methode, die viele Menschen fälschlicherweise ignorieren. Ein Vorschlag sollte ein sehr zielgerichtetes Dokument sein. Dies mag schwierig erscheinen, wenn das Publikum aus mehreren Personen besteht, aber der Autor sollte versuchen, eine möglichst genaue Einschätzung zu erhalten. Damit die Bewertung korrekt ist, sollte der Autor die Bedenken des Publikums verstehen. Dies kann es dem Autor ermöglichen, Informationen effektiv zu präsentieren, um Vorbehalte zu bekämpfen und Verkaufsargumente hervorzuheben.
Überzeugungsarbeit ist eines der wichtigsten Werkzeuge beim Verfassen von Angeboten. Daher sollte eine Autorin ihren Überzeugungsmethoden große Aufmerksamkeit schenken. Da es beim Verfassen von Vorschlägen in der Regel darum geht, Maßnahmen zu fördern, sollte ein Vorschlag das Publikum in die Richtung dieser Maßnahme lenken. Damit ein solches Dokument effektiv ist, muss es dem Publikum das Gefühl geben, dass der Autor ihm die richtige Antwort gegeben hat. Wenn ein Vorschlag beim Publikum das Gefühl hinterlässt, dass der Autor seine Meinung nicht aufzwingen möchte, hat das Dokument seinen Zweck nicht erfüllt.
Der Autor möchte nicht, dass der Vorschlag als zwielichtiges Verkaufsgespräch aufgefasst wird. Dies kann passieren, wenn das Publikum das Gefühl hat, dass der Autor versucht, ein Thema zu beschönigen, indem er sich entweder auf die oberflächlichen Vorteile der vorgeschlagenen Idee konzentriert oder potenzielle Bedenken absichtlich ignoriert. Die Person, die einen Vorschlag schreibt, sollte über fundierte Kenntnisse über die vorgeschlagene Idee verfügen. Wenn es Aspekte gibt, die als Nachteile angesehen werden könnten, ist es oft am besten, diese direkt anzusprechen.
Das Schreiben von Angeboten erfordert auch Klarheit. Es muss daran erinnert werden, dass Vorschläge in vielen Fällen Lösungen für Zielgruppen darstellen, die sich nicht bewusst sind, dass sie einen Bedarf haben. Dies bedeutet, dass ein effektiver Vorschlag oft eine Beschreibung eines Problems oder eines Bereichs erfordert, der verbessert werden kann. Geschieht dies nicht klar und gründlich, könnte die vorgeschlagene Idee als leichtfertig oder aufschiebbar angesehen werden.
Manche Autoren machen auch den Fehler, die Länge zu ihrem Vorteil zu nutzen. Ein unnötig langer Vorschlag kann entgegengesetzte Wirkungen haben als beabsichtigt. Wenn alle Informationen klar und intelligent präsentiert wurden und es nichts mehr zu schreiben gibt, ist es am besten, nichts weiter zu schreiben.