Die Eingangsverwaltung sollte mit engagierten Bemühungen beginnen, um sicherzustellen, dass alle Dokumente korrekt und vollständig sind. Anschließend sollte entschieden werden, wo die Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Sobald es einen ausgewiesenen Bereich für die Belege gibt, sollten sie in Hauptkategorien und Unterkategorien sortiert werden. Um den Prozess zu vereinfachen, können Einzelpersonen in Erwägung ziehen, Papierunterlagen in digitale Dateien umzuwandeln.
Der Einzelne sollte erkennen, wie wichtig die Belegverwaltung ist und wie kostspielig es sein kann, wenn die Aufgabe vernachlässigt wird. Angesichts dieser Bedeutung besteht der erste Schritt bei der Verwaltung von Belegen darin, sicherzustellen, dass sie vollständig und richtig sind. Dies ist besonders wichtig, wenn die Dokumente handschriftlich sind. Steuerbehörden und Arbeitgeber verlangen in der Regel detaillierte Informationen, wenn ein Datensatz als gültig angesehen werden soll.
Die Belegverwaltung unterscheidet sich von der Aufbewahrung von Belegen. Wenn eine Person nur die Gewohnheit hat, diese Dokumente aufzubewahren, kann sie einige nachlässig an einem Ort und andere an verschiedenen Orten ablegen und sie nur bei Bedarf aufrunden. Die Belegverwaltung bedeutet, dass die Dokumente an einem einzigen Ort organisiert aufbewahrt werden.
Eine der ersten Empfehlungen für die Organisation von Belegen besteht darin, Dokumente nach ihrer Relevanz zu trennen. Beispielsweise muss eine Person möglicherweise Quittungen für persönliche Transaktionen, Arbeitsausgaben und ihre eigenen Ausgaben für kleine Unternehmen aufbewahren. In solchen Fällen sollte sie drei verschiedene Dateien pflegen. Zur Vereinfachung sollten Datensätze, die zu jeder Datei hinzugefügt werden, in Unterkategorien eingeordnet werden. Zum Beispiel sollten Tankbelege und Bewirtungsbelege getrennt aufbewahrt werden.
Eine Möglichkeit, die Belegverwaltung drastisch zu vereinfachen, besteht darin, sie in einen Computer einzuscannen und digitale Aufzeichnungen zu führen. Wenn Sie dies regelmäßig tun, ist es viel weniger mühsam, als wenn sich ein Stapel von Dokumenten ansammelt und auf einmal gescannt werden muss. Ein weiterer Vorteil der digitalen Verwaltung besteht darin, dass jeder Datensatz mit Tags versehen werden kann, was die Referenzierung erheblich erleichtert. Da immer die Möglichkeit besteht, dass dem Computer einer Person etwas zustoßen könnte, ist es am besten, diese Dateien zu sichern.
Personen, die nicht die Zeit, das Wissen oder die Geduld haben, ihre Papierbelege in digitale Aufzeichnungen umzuwandeln, sollten Dokumentenverwaltungsdienste in Betracht ziehen. Diese Art von Dienstleister akzeptiert im Allgemeinen Quittungen in verschiedenen Formaten und scannt und organisiert sie für ihre Kunden. Bevor Sie für diese Art von Service bezahlen, sollten Sie jedoch sicherstellen, dass die Parteien, mit denen die Aufzeichnungen geteilt werden müssen, diese in diesem Format akzeptieren.