Bei der Einstellung von Live-Musikern für eine Veranstaltung sind mehrere Faktoren zu berücksichtigen. Die Leistung der Live-Musiker kann sich auf den Gesamterfolg einer Veranstaltung auswirken, daher müssen der Ruf und der Auftrittsstil der Musiker untersucht werden, bevor sie einer Einstellung zustimmen. Live-Musiker sollten ihre Grundausstattung selbst mitbringen und eine Songliste oder eine Musikauswahl zur Auswahl anbieten. Um beide Parteien zu schützen, sollte ein verbindlicher Vertrag Teil des Einstellungsprozesses sein.
Die passenden Live-Musiker müssen ausgewählt werden, um eine gewünschte Atmosphäre zu schaffen. Es muss festgelegt werden, ob die Live-Musiker während der gesamten Veranstaltung oder nur eines Teils davon unterhalten werden oder einfach Hintergrundmusik bereitstellen. Typische Musikensembles sind ein Jazztrio, ein Blechbläser- oder Streichquartett oder ein Flöte-Harfen-Duett. Zur Auswahl stehen Instrumentenkategorien wie Holzbläser, Blechbläser, Streicher und Gesang. Wenn ein Klavier Teil der Live-Musikdarbietung ist, muss seine Platzierung festgelegt und es muss auch gestimmt werden.
Normalerweise können die besten Musiker ausgewählt werden, indem man mit anderen Leuten spricht, die Live-Musiker für ähnliche Anlässe engagiert haben. Wenn möglich, stellt der Besuch einer Aufführung an einem anderen Ort sicher, dass der Stil und die Musikauswahl der Musiker zu einer geplanten Veranstaltung passen. Es ist auch ratsam für Einzelpersonen, eine Songliste anzufordern oder sich zu erkundigen, ob die Live-Musiker in der Lage sind, den Musikkatalog eines bestimmten Künstlers zu „covern“ oder einen bestimmten Musikstil oder ein bestimmtes Musikgenre aufzuführen.
Das Ausbuchstabieren aller relevanten Details des Mietvertrags vor der Unterzeichnung kann wertvolle Zeit und spätere Frustrationen durch Missverständnisse sparen. Dadurch wird auch sichergestellt, dass die Musiker zum gewünschten Datum und zur gewünschten Uhrzeit verfügbar sind und ihre Kosten im Rahmen des Budgets liegen. Am besten stimmen Sie alle Details im Voraus ab, wie zum Beispiel die Performancegebühren, die Einzahlung sowie die Art und Dauer der Performance. Aus Sicherheitsgründen ist es ein kluger Schritt, die Details schriftlich zu erhalten und eine Vereinbarung zu treffen, falls eine der Parteien ihr Ende der Vereinbarung nicht einhält.
Für eine Live-Aufführung kann zusätzliches Bühnenequipment erforderlich sein. Eventuell ist eine Abstimmung zwischen den Live-Musikern und dem Eigentümer oder Manager des Veranstaltungsortes erforderlich, um sicherzustellen, dass die erforderliche Ausrüstung für die Aufführung vorhanden ist. Es ist auch ratsam, den Veranstaltungsort zu besuchen, um sicherzustellen, dass den Musikern ein ausreichend großer Bühnenbereich zur Verfügung steht, um sicher und bequem aufzutreten, und dass ausreichende Steckdosen und Beleuchtung vorhanden sind. Es ist auch von Vorteil, den Live-Musikern den Zugang zum Veranstaltungsort zu ermöglichen, um sie vor der Aufführungszeit aufzubauen.