Die Seminarplanung ist der Prozess der Organisation aller Aktivitäten, die für ein erfolgreiches Seminar erforderlich sind. Solche Seminare können einige Stunden oder mehrere Tage dauern. Zu den Tipps für eine effektive Seminarplanung gehören die Schaffung eines klar definierten Arbeitsumfangs, die Erstellung eines Notfallplans, die sorgfältige Auswahl von Anbietern, die Aufrechterhaltung der Balance zwischen den Aktivitäten und die Erinnerung an eine Überprüfung nach der Veranstaltung.
Ein „Arbeitsumfang“ ist ein Dokument oder eine Reihe von Dokumenten, die alle Anforderungen eines Projekts detailliert beschreiben. Diese Art von Dokumenten ist für eine effektive Seminarplanung unerlässlich, da sie unerwartete Probleme und Kosten vermeiden hilft. Ein Arbeitsumfang für ein Seminar sollte Tagungsräumlichkeiten, Unterhaltung, Verpflegung und technische Anforderungen sowie bei Bedarf Versicherungs- und Unterkunftsanforderungen umfassen. Es kann auch Informationen zu Referenten und den damit verbundenen Ausgaben und Anforderungen enthalten.
Während ein umfassender Arbeitsumfang zu einem reibungslosen Ablauf beitragen kann, können dennoch unerwartete Probleme auftreten. Ein oft übersehener, aber wichtiger Teil der Seminarplanung ist die Notfallplanung. Dieser Prozess beinhaltet die Analyse des gesamten Plans, die Identifizierung der wahrscheinlichsten Punkte, an denen etwas schief gehen könnte, und die Entwicklung eines Plans zur Bewältigung möglicher Probleme. Wenn der Plan beispielsweise ein Abendessen mit einem DJ und Tanz beinhaltet, sollte der Planer eine Liste mit alternativen DJs in einer ähnlichen Preisklasse erstellen, damit er für den Fall, dass der vertraglich vereinbarte DJ durchfällt, vorbereitet ist.
Eine sorgfältige Auswahl der Anbieter kann bei vielen der Herausforderungen helfen, die traditionell mit der Seminarplanung verbunden sind. Planer sollten Preise und Qualität für mehrere Anbieter vergleichen und nach Referenzen ihrer Top-Auswahl fragen. Auch für Anbieter wie Caterer ist der Nachweis einer Haftpflichtversicherung sinnvoll. Seminarplaner führen oft eine Liste von Anbietern, die in der Vergangenheit gute Leistungen erbracht haben, damit sie diese Anbieter für zukünftige Veranstaltungen nutzen können.
Zu einer effektiven Seminarplanung gehört auch ein Gleichgewichtssinn. Alle notwendigen Aktivitäten wie Kurse, Unterhaltungsveranstaltungen und Pausenzeiten sollten berücksichtigt werden, um die zur Verfügung stehende Zeit effizient zu nutzen. Längere Sitzungen sollten Toiletten- oder Telefonpausen beinhalten und in unmittelbarer Nähe der notwendigen Einrichtungen stattfinden. Zwischen den Aktivitäten sollte genügend Zeit eingeräumt werden, damit die Teilnehmer von einem Bereich zum nächsten gelangen können, ohne etwas zu verpassen.
Die Seminarplanung beginnt oft mit der Nachanalyse eines vorangegangenen Seminars. Dies gilt insbesondere für wiederkehrende oder jährliche Veranstaltungen. Die Analyse der Erfolge und Misserfolge eines Seminars kann wertvolle Informationen liefern, die für einen reibungsloseren Ablauf zukünftiger Seminare sorgen.