Unternehmen sind stark auf die mündliche und schriftliche Übermittlung von Informationen angewiesen, sei es zwischen Einzelpersonen oder Gruppen. Die sieben Cs der Geschäftskommunikation sind eine Liste von sieben Wörtern, die detailliert beschreiben, wie eine Person mit ihren Kollegen, Vorgesetzten und Kunden kommunizieren sollte. Drei beschreiben die Art der Informationen, die eine Person übermitteln sollte – „konkret“, „richtig“ und „vollständig“. Die verbleibenden vier Wörter beziehen sich darauf, wie eine Person diese Informationen vermitteln soll – „klar“, „kohärent“, „prägnant“ und „höflich“. Der letzte Begriff kann jedoch auch als „rücksichtsvoll“ bezeichnet werden.
Die Art der Informationen, die eine Person oder ein Unternehmen liefert oder zum Ausdruck bringt, ist für die Geschäftskommunikation äußerst wichtig, und zwei der sieben C’s, die sich darauf beziehen, sind die Begriffe „konkret“ und „korrekt“. Letzteres bezieht sich auf die Idee, dass eine Person oder ein Unternehmen anderen ein solides Verständnis dessen vermitteln sollte, was sie oder sie sagen, indem sie immer spezifische Wörter, Ideen und Beispiele verwendet, anstatt sich auf nicht-figurative Terminologie zu verlassen. Genauso wichtig wie ein klares Bild ist ein richtiges. Dieser Begriff in den sieben Cs der Geschäftskommunikation legt nahe, dass man immer seine oder ihre Fakten überprüfen und sicherstellen sollte, dass alle schriftlichen Mitteilungen mit der richtigen Rechtschreibung, Terminologie und Grammatik präsentiert werden.
Neben einer konkreten und korrekten mündlichen oder schriftlichen Kommunikation sollte eine Person stets bemüht sein, vollständige Informationen bereitzustellen. Vor dem Versenden von schriftlichen Dokumenten oder einer mündlichen Präsentation erinnert der Begriff „vollständig“ in den sieben Cs der Geschäftskommunikation daran, sicherzustellen, dass alles, was eine andere Person oder Gruppe wissen muss, bereitgestellt wird. Beispielsweise ist eine Anfrage für eine Person zur Teilnahme an einer Besprechung nicht vollständig, es sei denn, der Anforderer gibt Datum, Uhrzeit und Ort für die Besprechung an.
Die Begriffe „klar“ und „kohärent“ beziehen sich darauf, wie viel und welche Art von Informationen weitergegeben werden. Gemäß den sieben Cs der Geschäftskommunikation sollte der Austausch immer klar sein, und die empfangende Person sollte nie verwirrt sein oder sich fragen, was genau die andere Person meinte. Darüber hinaus sollte auch die schriftliche und mündliche Kommunikation kohärent sein. Obwohl diese beiden Cs von Natur aus ähnlich sind, bezieht sich Kohärenz in der Regel auf Fälle, in denen zwei oder mehr Ideen kombiniert werden. Dieser Begriff legt nahe, dass nur verwandte Ideen zusammengestellt und in einer logisch sinnvollen Weise präsentiert werden sollten.
Obwohl viele der sieben Cs der Geschäftskommunikation helfen, eine Person daran zu erinnern, viele Informationen bereitzustellen, erfordert es auch, dass eine Person prägnant ist. Da es bei Geschäftskorrespondenz und -gesprächen in erster Linie darum geht, Daten hin und her zu übergeben, ist es wichtig, dass eine Person keine Zeit damit verschwendet, unnötige Details weiterzugeben. Es ist wichtig, die Kommunikation prägnant und auf den Punkt zu bringen, aber dennoch vollständig und klar zu sein.
Vielleicht eines der wichtigsten der sieben C ist der Begriff „höflich“ oder „rücksichtsvoll“, und er ist der einzige, der wenig mit der Art oder Qualität der weitergegebenen Informationen zu tun hat. Die Art und Weise, wie Menschen und Unternehmen miteinander kommunizieren, ist einer der wichtigsten Faktoren, die die Art der Beziehung zwischen den am Geschäft Beteiligten bestimmen. Jeder noch so kurze Austausch höflich und höflich zu halten und Gedanken und Ideen mitfühlend und nachdenklich zu vermitteln, ist für die Entwicklung und Pflege dieser Beziehungen und damit für den Erfolg im Geschäft unerlässlich.