Unternehmen profitieren von der Erstellung eines Budgets, das hilft, die Verwendung von Einnahmen zu kontrollieren. Um die ideale Budgetregelung zu schaffen, müssen sowohl eine feste als auch eine flexible Budgetstrategie in Betracht gezogen werden, um letztendlich den Ansatz zu wählen, der den größten Nutzen bringt. Obwohl die beiden Budgetarten eine Reihe von Merkmalen gemeinsam haben, gibt es einen wesentlichen Unterschied zwischen ihnen, der vor der endgültigen Entscheidung gut verstanden werden muss.
Wie die Namen der beiden Strategien andeuten, besteht der wichtigste Unterschied zwischen einem festen und einem flexiblen Budget darin, dass erstere keinen Spielraum für Änderungen an Budgeteinzelposten bietet, wenn sich verschiedene Ereignisse oder Umstände ändern. Im Gegensatz dazu bietet ein flexibles Budget einen gewissen Spielraum für Verschiebungen bei der Zuweisung auf verschiedene Einzelposten, sodass im Bedarfsfall Mittel von einem Posten auf einen anderen übertragen werden können. Je nach Art des Geschäftsbetriebs macht dies den flexiblen Budgetansatz praktikabler.
Eine der einfachsten Möglichkeiten, diesen Hauptunterschied zwischen einem festen und einem flexiblen Budget zu verstehen, besteht darin, einen Unternehmensinhaber in Betracht zu ziehen, der ein Betriebsbudget für eine bevorstehende Abrechnungsperiode, z. B. das nächste Kalender- oder Geschäftsjahr, erstellt. Die Budgetposten umfassen die Zuweisung von Mitteln für Rohstoffe, Versorgungsunternehmen, Arbeitskosten und andere Ausgaben, die sich zu einem bestimmten Zeitpunkt im Laufe des Jahres ändern können oder nicht. Wenn das Unternehmen derzeit Lieferantenvereinbarungen hat, die die Preise für Rohstoffe und Betriebsmittel garantieren, sowie Verträge, die Änderungen der Arbeitskosten für diesen Zeitraum verhindern, kann ein starres Budget, das keine Anpassungen zulässt, ganz gut funktionieren. Da die meisten Unternehmen nicht zumindest einige Verschiebungen der Betriebskosten garantieren können, ist es wichtig, zumindest eine gewisse Flexibilität zuzulassen.
Da die Anpassungsfähigkeit bei der Entscheidung zwischen einer festen und einer flexiblen Finanzstrategie wichtig ist, ist es für den Prozess wichtig, mögliche Verschiebungen bei den erzielten Einnahmen, Steuern, Betriebskosten und Arbeitskräften zu prognostizieren. Es ist weiterhin möglich, mit einem festen Budget zu arbeiten, auch wenn einige Änderungen vorweggenommen werden, vorausgesetzt, das Einkommensniveau und die Reserven des Unternehmens reichen aus, um für jeden der Einzelposten das sogenannte Padding zu verwenden. Padding bedeutet einfach, die erwartete Allokation für die Einzelposten um einen bestimmten Prozentsatz zu erhöhen, wodurch effektiv ein finanzieller Puffer entsteht, der bei Bedarf in Anspruch genommen werden kann. Da Firmeninhaber nicht gezwungen sind, alle den einzelnen Positionen zugewiesenen Mittel auszugeben, ist es möglich, einen Ansatz mit festem Budget zu verwenden und ein ausgeglichenes Budget für das Jahr zu erzielen.
Da nicht jedes Unternehmen für jeden Einzelposten Überschüsse hat, kann die Wahl zwischen einem festen und einem flexiblen Budget die Strukturierung eines Budgets erfordern, das es einfacher macht, Gelder von einem Einzelposten zum nächsten zu transferieren, wenn und wenn bestimmte Ereignisse eintreten. Das flexible Budget würde es beispielsweise erleichtern, Mittel für Rohstoffe zu verschieben, wenn niedrigere Sätze für diese Materialien ausgehandelt werden, und diese Differenz zur Deckung der erhöhten Arbeitskosten zu verwenden. Der Gesamthaushalt bleibt ausgeglichen, da es sich um den gleichen Geldbetrag handelt.
Unter Berücksichtigung der Vorzüge sowohl des festen als auch des flexiblen Budgets gibt es nicht die richtige Wahl, die für jede Situation geeignet ist. Budgetplaner müssen die Umstände der Operation realistisch berücksichtigen und das Budget entsprechend planen. Dies bietet die bestmögliche Arbeitsplattform für die Verwaltung der Unternehmensfinanzen und verbessert die Chancen, dass alle Ressourcen optimal eingesetzt werden.
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