Die Debitorenbuchhaltung ist eine buchhalterische Tätigkeit, die den Eingang von Rechnungen und die Zahlung von Rechnungen umfasst. Softwareanwendungen für die Debitorenbuchhaltung sind automatisierte Tools, die es einem Unternehmen ermöglichen, Computertechnologie zu verwenden, um einige manuelle Aktionen aus diesem Prozess zu entfernen. Zu den verschiedenen Anwendungsarten gehören der elektronische Rechnungseingang, mehrere Rechnungspakete für zahlreiche Kreditoren sowie elektronische Prüfungen und Zahlungsbuchungen zum Abschluss von Kreditorenkonten. In den meisten Fällen sind Softwareanwendungen für die Debitorenbuchhaltung all-inclusive, d. h. ein Softwarepaket übernimmt all diese Aufgaben. Modulare Softwarepakete ermöglichen es Unternehmen, bestehende Software lediglich um ein Debitorenbuchhaltungsmodul zu ergänzen, um diese Funktionen zu vervollständigen.
Rechnungen sind in der Regel ein Dokument, das eine Transaktion wie den Kauf von Waren oder Dienstleistungen validiert. Anstatt Papierrechnungen per Post zu erhalten, können Softwareanwendungen für die Debitorenbuchhaltung die elektronische Übertragung und den Empfang solcher Dokumente ermöglichen. Wenn Sie beispielsweise eine Datei von der Website eines Anbieters direkt in die Debitorenbuchhaltungssoftware herunterladen, können Einzelpersonen Dokumente überprüfen und Konten über das Softwarepaket bilanzieren. Elektronische Kontoauszüge können auch auf ähnliche Weise funktionieren, dh von einer Website heruntergeladen werden. Das spart Papier und verhindert den Verlust wichtiger Buchhaltungsunterlagen.
Nur wenige Unternehmen haben nur wenige Anbieter oder Lieferanten, von denen sie Waren und Dienstleistungen beziehen. Daher verfügen Softwareanwendungen für die Debitorenbuchhaltung über Funktionen, die mehrere Kreditorenkontonummern und Konten ermöglichen. Es können auch mehrere Forderungskonten erforderlich sein, um Lieferanten nach Art oder angebotenen Waren oder Dienstleistungen zu gruppieren. Softwareanwendungen für die Debitorenbuchhaltung können umfangreiche Optionen für die Klassifizierung und Verwaltung von Kreditoren und anderen Artikeln bieten. Viele Arten von Softwarepaketen ermöglichen die Anpassung des Systems zur Verwaltung von Forderungen.
Ein weiterer Zweck der elektronischen Rechnungslegung ist der Einsatz von Computern und Software, um bestimmte manuelle Aufgaben wie das Ausstellen von Schecks und den Kontoabschluss zu beseitigen. Sobald ein Unternehmen beispielsweise seine Debitorenbuchhaltung für einen bestimmten Zeitraum abgeschlossen hat, müssen Schecks zur Zahlung gesendet und Konten ausgeglichen werden, um die Zahlungen zu erkennen. Softwarepakete für Debitorenbuchhaltung ermöglichen normalerweise das Drucken von Schecks unter Verwendung des Computers; Nach dem Druck verbucht das System auch die Scheckzahlungen elektronisch und schließt Zahlungen ab. An diesem Punkt sind Buchhalter lediglich erforderlich, um die Konten zu überprüfen, sicherzustellen, dass sie nach Bedarf ausgeglichen sind und sicherzustellen, dass keine Fehler vorhanden sind. Daraus ergibt sich für diese Software ein weiterer Vorteil: elektronische Berichte zum Ausgleich der Debitorenkonten im Hauptbuch.