Zero-Base-Budgeting stellt einen Prozess dar, bei dem ein Unternehmen oder eine Regierungsbehörde jährlich ein Budget mit bestimmten Grenzen erstellt. Dies unterscheidet sich von der inkrementellen Budgetierung, bei der das Budget des Vorjahres verwendet und die Obergrenzen um eine prozentuale Erhöhung erhöht werden. Die Nullbasisbudgetierung beginnt jede Kategorie bei Null und bietet eine Ausgabengrenze basierend auf den notwendigen Ausgaben des Unternehmens oder der Regierungsbehörde. Zu den Vorteilen zählen erhöhte Zurückhaltung, reduzierte Ansprüche und offene Budgetdiskussionen. Nachteile können erhöhte Zeit für die Budgetplanung oder eine unsachgemäße Lösung von Ausgabenproblemen sein.
Durch Beschränkungen des Budgetprozesses kann sichergestellt werden, dass keine Verschwendung in das Budget einfließt. Verschwendung wird oft als Haushaltslücke bezeichnet und erhöht die Budgetausgabengrenze für bestimmte Kategorien. Manager können ihre Budgetleistung „verbessern“, indem sie diese Ausgabengrenze nicht erreichen. Dies liegt daran, dass der Manager nicht beabsichtigt, den im Budget angegebenen Geldbetrag auszugeben, was ein falsches Leistungsgefühl erzeugt. Eine Null-Basisbudgetierung schränkt dieses Verhalten ein, da Manager dokumentierte Ausgaben für jeden Bereich bereitstellen müssen.
Die Reduzierung der Ansprüche ist ein weiterer Vorteil des Zero-Base-Budgetings. Viele Regierungsbehörden haben jährliche Erhöhungen der Anspruchsprogramme, die entsprechende Budgeterhöhungen erfordern. Dies kann zu Mehrausgaben führen, da nur wenige Analysen durchgeführt werden, um festzustellen, ob das Anspruchsprogramm effektiv funktioniert. Der Haushaltsprozess beginnt jedes Jahr bei Null und erzwingt eine Analyse des Programms, um festzustellen, wie viel Geld das Programm benötigt, um über Wasser zu bleiben. Bei der Festsetzung der aktuellen Budgetgrenzen jedes Jahr werden nur gerechtfertigte Erhöhungen berücksichtigt.
Die beiden vorherigen Vorteile führen zum dritten Vorteil der Null-Basis-Budgetierung: offene Diskussion. Wenn Einzelpersonen in einem Unternehmen oder einer Regierung aktiv über Beschränkungen oder jährliche Ausgabengrenzen diskutieren müssen, kommt es normalerweise zu Diskussionen und Debatten. Dies ermöglicht jedem ein Mitspracherecht im Budgetprozess, einschließlich der untergeordneten Mitarbeiter. Eine offenere Diskussion kann auch zu Budgetverbesserungen und geringeren Ausgaben für die Umsetzung neuer Ideen führen.
Spezifische Nachteile des Zero-Base-Budgeting-Prozesses sind ein hoher Zeitaufwand für die Budgetierung und langwierige Lösungen für einfache Probleme. Eine offene Diskussion für den Budgetprozess kann auch dazu führen, dass alle Meinungen haben. Dies kann zu Argumenten und Debatten führen, die davon abhalten, tatsächlich einen Haushalt aufzustellen. Streit um Lieblingsprojekte ist ein Beispiel für offene Diskussionsprobleme im Budgetprozess.
Die Erstellung eines großen Budgetprozesses für einfache Probleme kann ebenfalls ein Problem sein. Nicht alle Geschäftsangelegenheiten erfordern ein Budget, und einfache Entscheidungen, die unverhältnismäßig sind, können zu einer Einbeziehung in die Budgetdiskussion führen. Dies wird den Fokus auf die Suche nach einer einfachen Ausgabenlösung für ein Problem verlängern und beeinträchtigen.