Nur sehr wenige moderne Organisationen jeder Größe können ohne sorgfältige Planung dauerhaft erfolgreich sein, insbesondere im Bereich Human Resources (HR). Ein Unternehmen kann die Personalplanung nutzen, um seine Mitarbeiter zu rekrutieren und zu schulen und Bindungsstrategien zu entwickeln, um diese Mitarbeiter vor Eingriffen durch Wettbewerber zu schützen. Auch die Personalplanung kann umfassende Nachfolgestrategien entwickeln, um zu erwartenden oder nicht zu erwartenden Vakanzen in Schlüsselpositionen vorzubeugen.
Das traditionelle Verständnis der HR-Funktion eines Unternehmens besteht darin, dass sie den Rekrutierungsprozess verwaltet und die administrativen Details im Zusammenhang mit der Einstellung von Arbeitnehmern übernimmt, z. Alle diese Funktionen werden am besten in einer Umgebung ausgeführt, in der die Planung ein grundlegender Aspekt des Unternehmenslebens ist. Selbst so einfache Dinge wie die Neuorganisation des Arbeitsablaufs, um beispielsweise Urlaub zu berücksichtigen, lassen sich am besten durch die richtige Planung bewerkstelligen. Einer der Hauptvorteile der Personalplanung ist daher die Etablierung einer Routine für die Erfüllung aller identifizierten Aufgaben und Notfallpläne, um erwartete und unerwartete Störungen zu beheben.
Die reibungslose Verwaltung der Mitarbeiter eines Unternehmens ist ein weiterer Vorteil der Personalplanung. Wenn beispielsweise Produktionssteigerungen in Fertigungsumgebungen geplant werden, wird durch die Einbeziehung der HR-Funktion in diese Planungssitzungen sichergestellt, dass ein ausreichendes Angebot an Arbeitskräften vorhanden ist. Sollten die Umstände einen Personalabbau erfordern, kann eine angemessene Planung des Personalabbaus die negativen Auswirkungen auf die Arbeitsmoral der verbleibenden Arbeiter und die Produktion nach dem Abbau begrenzen.
Workforce Management beschränkt sich jedoch nicht auf Rekrutierung und Personalabbau. Es gibt viele verschiedene Bereiche, in denen Mitarbeiter geschult werden müssen, von grundlegenden Gesundheits- und Sicherheitskonzepten bis hin zu den Besonderheiten der ihnen zugewiesenen Arbeitsplätze. Viele Arbeitnehmer müssen für ihre Arbeit zertifiziert sein, und die Zertifizierung muss mit der Weiterbildung auf dem neuesten Stand gehalten werden. Darüber hinaus ergreifen viele Organisationen auch die Initiative, ihre Managementteams zu aktuellen Themen zu schulen, wie beispielsweise zur Vermeidung illegaler Belästigung am Arbeitsplatz. Ein weiterer Vorteil der Personalplanung ist die ständige Weiterbildung von Mitarbeitern und Führungskräften.
Viele Unternehmen verlassen sich in einer Reihe kritischer Bereiche auf die Führung sehr erfahrener Manager und Führungskräfte, haben jedoch keinen Plan für den Abgang dieser Führungskräfte. Tatsache ist, dass niemand unersetzlich ist; einige sind jedoch schwieriger zu ersetzen. Nachfolgeplanung bedeutet, eine Strategie bereit zu haben, die implementiert werden kann, falls eine wichtige Führungskraft ersetzt werden muss. Dies beschränkt sich nicht nur auf die Suche nach einem geeigneten Ersatz, sondern umfasst auch die Identifizierung der Verantwortlichkeiten jedes wichtigen Leiters und deren Erledigung während der Suche nach einem Ersatz. Ein weiterer Vorteil der Personalplanung besteht darin, die Organisation auch nach dem Ausscheiden einer Führungskraft am Laufen zu halten.