Die größten Vorteile von Videokonferenzen sind Effizienz und Kosten. Bei einer Videokonferenz muss niemand weiter als seinen Computerbildschirm reisen. Die Teilnehmer können sich von überall einloggen, und in der Regel werden lediglich grundlegende Computertechnologie und eine Art Videokonferenzsoftware benötigt. Die Kosteneinsparungen sind in der Regel enorm. Es werden nicht nur Reisekosten und Ausfallzeiten eingespart, auch Konferenzräume müssen nicht angemietet, reserviert oder gewartet werden.
Da das Internet allgegenwärtiger geworden ist, wird die Verwendung von Online-Videokonferenzen in der Geschäftswelt immer beliebter. Videokonferenzen ermöglichen Unternehmen, Organisationen und anderen Handelsgruppen, ihre Konferenzen in Echtzeit online zu übertragen. Dies ermöglicht eine viel robustere Teilnahme sowohl von Teilnehmern aus der Ferne als auch von Teilnehmern vor Ort, die möglicherweise keine Zeit haben, ihre Büros zu verlassen oder durch die Stadt zu reisen.
Die Anfänge von Videokonferenzen waren geprägt von Videokomponenten zu ansonsten realen Konferenzen. Die Vorteile dieser Art der Videokonferenz bleiben bestehen und werden auch heute noch genutzt. Viele große Konferenzen werden online als Simulcast oder Webcast in Streaming-Versionen übertragen, um eine Remote-Teilnahme zu ermöglichen. Teilnehmer, die sich diese Online-Videokonferenzen ansehen, können in der Regel per E-Mail an einen Moderator oder über interaktive Chat-Funktionen auf der Videokonferenz-Site teilnehmen.
Die Vorteile von Videokonferenzen haben sich nur mit der sich ändernden Technologie erweitert. Webcasts sind zwar nach wie vor gängige Verfahren zur Einbindung von Remote-Teilnehmern in Videokonferenztechnik, aber auch zur ausschließlichen Anbindung von Remote-Teilnehmern wird die Technologie eingesetzt. Einer der Hauptvorteile der heutigen Videokonferenzsoftware ist die Möglichkeit, ausschließlich Online-Meetings und -Konferenzen zu veranstalten.
Videokonferenzsysteme sind im Allgemeinen nicht komplex, und es wird relativ wenig Videokonferenzausrüstung benötigt, um ein erfolgreiches Online-Meeting zu veranstalten. Alles, was normalerweise benötigt wird, ist ein internetfähiger Computer, eine Webkamera und eine Art Videokonferenzsoftware. Es gibt normalerweise eine ganze Reihe von Softwarepaketen zur Auswahl, von kostenlosen webbasierten Programmen bis hin zu sichereren, passwortgeschützten Anwendungen. Einige Konferenzprogramme sind in der Lage, Mobiltelefone in mobile Büros zu verwandeln, und die meisten ermöglichen den Zugriff von überall, wo eine Internetverbindung besteht.
Einer der Hauptvorteile von Videokonferenzen ist die Möglichkeit, Personen aus einer Vielzahl von Orten und Zeitzonen schnell zusammenzubringen. Die meisten Softwareprogramme erstellen einen virtuellen „Besprechungsraum“, in dem sich die Teilnehmer einloggen, ihre Webkameras aktivieren und teilnehmen und miteinander interagieren können, als ob sie alle im selben Raum wären. Videokonferenzen können als Roundtable-Diskussionen oder als Präsentationen durch eine oder mehrere Personen gestaltet werden. Meistens können die Teilnehmer per Video sichtbar miteinander chatten und werden nicht in Chatrooms oder E-Mail-Korrespondenz verbannt. Auch während einer Videokonferenz können die Teilnehmer bequem Dokumente hoch- und herunterladen.
Ein weiterer Vorteil von Videokonferenzen ist die einfache Möglichkeit, Vorgänge zu archivieren. Meistens können Videokonferenzen gespeichert, gesichert und zu einem späteren Zeitpunkt überprüft werden. Auf diese Weise können Unternehmen alle bei einer Sitzung vorgenommenen oder beschlossenen Aufzeichnungen aufzeichnen, ohne einen Teilnehmer als Sekretär oder Protokollführer ernennen zu müssen.
Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für Videokonferenzen gegenüber herkömmlichen Konferenzen, sowohl um Geld zu sparen als auch um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern. Dadurch können oft mehr Menschen mit geringen oder keinen Kosten für jeden teilnehmen. Während ohne echte persönliche Begegnungen etwas verloren geht, sind die Vorteile von Videokonferenzen für Unternehmen mit Büros in mehreren Städten oder sogar mehreren Ländern kaum zu überbieten.
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