Ein Verwaltungsassistent kann in einer Büroumgebung viele verschiedene Aufgaben übernehmen, abhängig von einer Reihe von Faktoren, einschließlich der Größe des Büros und der Anzahl anderer Mitarbeiter. Viele Aufgaben des Verwaltungsassistenten sind jedoch in allen Einstellungen gleich. Dazu gehört im Grunde die Unterstützung Ihres Arbeitgebers bei den täglichen Büroaufgaben.
Typische Aufgaben der Verwaltungsassistenten umfassen Aufgaben wie das Beantworten von Telefonen und Weiterleiten von Anrufen, das Einrichten von Terminen, das Beantworten von Fragen, die Begrüßung von Kunden oder Kunden, wenn sie im Büro ankommen, und das Erscheinungsbild des Büros sauber und aufgeräumt zu halten. Andere Aufgaben können das Ausfüllen oder Vorbereiten von Dokumenten, das Ablegen von Dokumenten, das Sortieren von Post und das Führen von Aufzeichnungen umfassen. Verwaltungsassistenten müssen in der Regel immer mit verschiedenen Textverarbeitungs- und Budgetierungssoftware vertraut sein, daher sind in der Regel gute Computerkenntnisse erforderlich, zusammen mit der Fähigkeit, mindestens 50 Wörter pro Minute zu tippen.
Die Verwaltungsassistentin ist in der Regel die erste Person, die die meisten Leute sehen, wenn sie das Büro betreten. Daher ist es wichtig, freundlich, höflich und professionell zu sein. Diskretion und Respekt sind weitere wichtige Persönlichkeitsmerkmale. Ein Verwaltungsassistent interagiert den ganzen Tag über mit vielen Menschen, wenn er Anrufe entgegennimmt, wichtige Dokumente oder Pakete versendet oder Kunden unterstützt, daher ist die Fähigkeit zum Multitasking unerlässlich. In einer größeren Büroumgebung kann eine größere Anzahl von Verwaltungsassistentenaufgaben erforderlich sein.
Einige dieser zusätzlichen Aufgaben können die Überwachung anderer Mitarbeiter, die Koordination und Durchführung von Mitarbeitergesprächen, die Führung eines Bürobudgets, die Bestandsaufnahme und Bestellung von Büromaterial sowie die Sicherstellung, dass alle erforderlichen Aufgaben rechtzeitig erledigt werden, umfassen. Ein Verwaltungsassistent kann auch für die Einstellung und Schulung neuer Büromitarbeiter und die Führung eines Zeitplans für andere im Büro verantwortlich sein. Verwaltungsassistenten können auch gebeten werden, branchenspezifische Aufgaben für Arbeitgeber wie Anwaltskanzleien, Arztpraxen oder Banken zu erlernen.
Ein guter Verwaltungsassistent ist jemand, der die zahlreichen Aufgaben des Verwaltungsassistenten jonglieren kann und gleichzeitig sicherstellt, dass alle Arbeiten pünktlich abgeschlossen werden. Einige Verwaltungsassistenten sind allgemeine Assistenten für das gesamte Büro, andere spezialisieren sich auf bestimmte Bereiche wie Finanzen oder Marketing. Eine Karriere als Verwaltungsassistent kann lukrativ und lohnend sein und bietet im Allgemeinen viele Vorteile wie gesundheitliche Vorteile und relativ feste Arbeitszeiten. Ein Verwaltungsassistent kann je nach Bedarf des Büros Vollzeit oder Teilzeit arbeiten.