Eine Empfangsdame begrüßt Kunden, beantwortet Telefonanrufe, verschickt Briefe und E-Mails und erledigt eine Vielzahl von Sekretariatsaufgaben. Zu den wichtigsten Empfangsqualitäten, die eine Bewerbung für eine dieser Positionen aufweisen muss, gehören zwischenmenschliche, administrative und organisatorische Fähigkeiten. Darüber hinaus sollte eine Rezeptionistin im Umgang mit grundlegender Textverarbeitungssoftware und verschiedenen Arten von Bürogeräten versiert sein.
Geduld und die Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten, sind einige der Eigenschaften des Empfangspersonals, die jemand haben muss, der an einem belebten Ort arbeitet. In vielen Fällen sind Rezeptionisten die ersten Vertreter eines Unternehmens, die externe Kunden treffen. Daher müssen sich Personen in diesen Rollen mit Kundendienstproblemen befassen. Während eine Empfangsdame Nachrichten entgegennehmen oder im Namen anderer Personen arbeiten kann, lenkt niemand Kunden von der Person in dieser Rolle ab, und manche Menschen haben Schwierigkeiten, ein hohes Maß an Kundenservice aufrechtzuerhalten, wenn sie einer größeren Anzahl von Kunden gegenüberstehen.
Abgesehen von der Verwaltung von Zeitplänen muss eine Empfangsdame möglicherweise Termine festlegen und Nachrichten, E-Mails und E-Mails im Namen mehrerer anderer Personen nachverfolgen. Daher gehören gute organisatorische Fähigkeiten zu den rezeptionellen Qualitäten, die von größter Bedeutung sind. Mitarbeiter in diesen Rollen verwenden häufig tägliche Checklisten, Tagebücher oder Kalender, um Informationen und Aufgaben im Auge zu behalten. Viele erfolgreiche Rezeptionisten verwalten ihren Tagesablauf so, dass komplizierte Aufgaben in langsamen Tageszeiten erledigt werden und weniger komplexe Probleme in Stoßzeiten erledigt werden.
In der Regel müssen Mitarbeiter in administrativen Rollen E-Mail-Systeme, Internet-Websites und Textverarbeitungspakete verwenden. Während einige dieser Programme allgemein verfügbar sind und von vielen Unternehmen verwendet werden, handelt es sich bei anderen um interne Systeme, die auf die Bedürfnisse eines bestimmten Unternehmens zugeschnitten sind. Zu den gewünschten Empfangsqualitäten, die in Stellenausschreibungen genannt werden, gehören oft technische Fähigkeiten und die Bereitschaft, den Umgang mit neuen Systemen und Softwaretypen zu erlernen.
Eine Rezeptionistin, die in einer Arztpraxis oder einer anderen medizinischen Einrichtung beschäftigt ist, muss in der Lage sein, potenziell kritisch wichtige Informationen von Ärzten und Patienten schnell zu sammeln und diese Informationen kohärent an andere relevante Parteien weiterzugeben. Diese Person muss in der Lage sein, sowohl telefonisch als auch persönlich einfach und klar zu kommunizieren. Fehler von Empfangsmitarbeitern können sich in vielen verschiedenen Branchen als kostspielig erweisen. Daher können ein Auge für Details und die Fähigkeit, Informationen effizient einzugeben oder weiterzugeben, ohne Fehler zu machen, wesentliche Eigenschaften von Empfangsmitarbeitern sein.