Nebenbücher sind spezielle Journale oder Ledger, in denen die ersten oder die ursprünglichen Buchungen vorgenommen werden, bevor sie auf ihren jeweiligen Konten gebucht werden. Sie werden als Nebenbücher bezeichnet, weil es sich um separate Bücher handelt, die Einnahmen und Belastungen in ihre richtigen Bereiche einteilen, bevor sie in die Haupt- oder Hauptbücher aufgenommen werden. Die in den Primäraufzeichnungen vorgenommene Journalbuchung dient als Informationsquelle für die Erstellung spezifischer Endabschlüsse in der Buchführung. Die primären Aufzeichnungen haben viele Namen, darunter das Hauptbuch der Eintragung, die Bücher der ursprünglichen Eintragung, die Hauptaufzeichnungen und viele andere, die ihre Funktion darstellen.
Die gebräuchlichsten Arten von Nebenbüchern der Buchhaltung umfassen ein Einkaufsbuch, das verwendet wird, um alle getätigten Kreditkäufe aufzuzeichnen. Ein Verkaufsbuch, das alle Kreditverkäufe anzeigt, und ein Kassenbuch, das alle erhaltenen und bezahlten Barmittel aufzeichnet. Ein Retourenbuch erfasst alle an den Lieferanten retournierten Käufe sowie ein Retourenbuch, das alle zurückgegebenen verkauften Artikel auflistet. Es gibt auch ein Rechnungseingangsbuch, das alle bezahlten Rechnungen auflistet, zusammen mit den Rechnungsverbindlichkeitsbüchern, die alle bezahlten Rechnungen wie z. B. Strom zeigen. Die endgültigen Bücher sind Hauptzeitschriften oder zeitschriftenrichtige Nebenbücher, die keinen Eintrag in Minizeitschriften erfordern.
Es gibt viele Vorteile, verschiedene Nebenbücher für unterschiedliche Einträge zu verwenden, anstatt sie in nur einer Zeitschrift zu haben. Der erste Vorteil besteht darin, dass es hilft, die Aufzeichnungen kurz zu halten – es ist unmöglich, jede einzelne Transaktion im Hauptbuch zu verwalten, wenn sie stattfindet.
Ein weiterer Vorteil der Verwendung der Nebenbücher der Buchhaltung macht es einfach, Transaktionen zu verfolgen und vermeidet die Unordnung, die auftreten würde, wenn alle unterschiedlichen Informationen an einem Ort wären. Die getrennten Informationen ersparen die Angabe ausführlicher Details der Transaktion und machen zukünftige Referenzen einfach und unkompliziert. Die Primärdatensätze werden nach der Art der Transaktionen klassifiziert.
Der dritte Vorteil besteht darin, dass die Nebenbücher Betrugsfälle reduzieren. Die Journalbuchungen erfolgen in chronologischer Reihenfolge, dh die Termine folgen aufeinander und es handelt sich um Detailbuchungen auf andere Konten. Das bedeutet, dass es fast unmöglich ist, alle beteiligten Bücher zu manipulieren, aber wenn dies geschieht, ist die Erkennung recht einfach.
Die Buchung in den Primärsätzen kann unterschiedlichen Sachbearbeitern zugeordnet werden und ist somit in der Verarbeitungsphase der Buchhaltung präzise und schneller. Jeder Sachbearbeiter trägt seinen Teil dazu bei und gibt die Aufzeichnungen zur weiteren Bearbeitung und Abstimmung an andere weiter. Auch dies eliminiert die Möglichkeiten des Betrugs innerhalb der Unternehmen. Es würde mehr als einen Angestellten brauchen, um erfolgreich Betrug zu begehen und ihn zu verbergen.
Schließlich weisen die primären Aufzeichnungen auf separate Transaktionen ähnlicher Art hin, sodass jede erforderliche Analyse bequem gemacht wird. Das spart Zeit und viele andere Ressourcen. Die Genauigkeit der Aufzeichnungen wird ebenfalls erheblich verbessert, da sie eine große Rolle bei der Bestimmung der finanziellen Gesundheit des einzelnen Unternehmens spielen.