Gemeinnützige Rechnungslegungsstandards beziehen sich häufiger als formal angegeben auf typische Erwartungen von gemeinnützigen Organisationen beim Abgleich ihrer Bücher. Direkte Vorschriften, die für gemeinnützige Organisationen gelten, sind für den internen Finanzprozess oft minimal, obwohl es extern direkte Berichtspflichten gibt, die zu einer Reihe von gemeinnützigen Rechnungslegungsstandards oder Regelwerken führen, die normalerweise von Organisationen befolgt werden. Externe Berichtspflichten sind von zentraler Bedeutung für die gemeinnützige Buchführung, einschließlich verschiedener staatlicher und nichtstaatlicher Stellen, in denen das Standardgeschäft nicht berichtet. Dazu gehören Zuschussagenturen sowie Vorstände anderer Unternehmen, die möglicherweise an der gemeinnützigen Mission beteiligt sind. Die Befolgung dieser impliziten Regeln für die Buchführung ohne Erwerbszweck gewährleistet Einheitlichkeit und Transparenz in den eingereichten Abschlussberichten.
Die Berücksichtigung mehrerer Finanzierungsquellen für dieselben Projekte ist der Hauptgrund für die Entwicklung der Rechnungslegungsstandards für gemeinnützige Organisationen. Gemeinnützige Organisationen müssen veranschaulichen, woher alle Mittel stammen, und genau berechnen, wie viel Mittel angesammelt wurden und wo diese Mittel ausgegeben werden. Abgesehen von der Einreichung dieser Berichte bei Regierungsbehörden müssen gemeinnützige Organisationen diese Informationen auch Subventionsagenturen nachweisen, die möglicherweise übereinstimmende Mittel benötigen, um Zuschüsse zu verteilen und nichtfinanzielle Finanzierungsquellen wie Freiwilligenarbeit oder erbrachtes Fachwissen zu berücksichtigen . Als solche drehen sich die Standards der Non-Profit-Rechnungslegung in der Regel um die Anwendung der periodengerechten Rechnungslegung. Mit dieser Methode können gemeinnützige Organisationen die aufgelaufenen Ausgaben zeitnah mit den Finanzierungsquellen abgleichen, was eine kontinuierliche Verteilung von Zuschüssen und anderen bedingten Finanzierungen ermöglicht.
Die Fondsbuchhaltung ist auch eine andere Methode, die häufig von gemeinnützigen Organisationen eingesetzt wird und von zentraler Bedeutung für die Rechnungslegungsstandards für gemeinnützige Organisationen ist. Die Nutzung der Fondsbuchhaltung ermöglicht es gemeinnützigen Organisationen, Ausgaben mehreren Finanzierungsquellen zuzuordnen. Dies ist jedoch ein langwieriger Prozess, der es der Organisation ermöglicht, Ausgaben genau mehreren Finanzierungsquellen zuzuordnen und gleichzeitig sicherzustellen, dass alle Ausgaben an eine Finanzierungsquelle gebunden sind. Daher behalten die Bilanzen einer gemeinnützigen Organisation die gleichen Kategorien wie bei einem Standardunternehmen, weisen jedoch normalerweise mehrere Unterkategorien auf, um zu zeigen, wie Einnahmen und Ausgaben mit jeder Finanzierungsquelle verbunden sind. Diese Erwartung ist häufig über alle externen Organisationen hinweg einheitlich, in denen eine Non-Profit-Organisation berichtspflichtig ist.
Während sich die tägliche Berichterstattung auf die Rechnungslegungsstandards für gemeinnützige Organisationen stützt, um ihre Monats- und Quartalsberichte genau abzustimmen, müssen gemeinnützige Organisationen auch zusätzliche regelmäßige Berichte einreichen. Verschiedene Finanzierungsquellen können alle unterschiedliche Zeiträume haben, in denen sie aktualisierte Abschlüsse in Bezug auf die Verbreitung und die Programmbewertung überprüfen müssen. Daher legen die Rechnungslegungsstandards für gemeinnützige Organisationen normalerweise fest, was diese Berichte sind, bei wem sie eingereicht werden müssen und wann. Darüber hinaus ist in der Regel ein externes Audit Teil dieses Prozesses, um sicherzustellen, dass die Standards eingehalten werden.
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