In der Buchhaltung bezieht sich ein offener Posten auf eine Art von Belastung oder Gutschrift, die derzeit aussteht und noch nicht bezahlt oder verwendet wurde. Dieser Ansatz wird häufig sowohl in der Haushalts- als auch in der Unternehmensbuchhaltung verwendet, um alle finanziellen Aktivitäten zu verfolgen, die über einen bestimmten Zeitraum verwaltet werden. Sobald der Vorgang als vollständig abgerechnet gilt und die entsprechenden Buchungen in den Buchhaltungsunterlagen erfolgt sind, gilt der Vorgang als abgeschlossener Vorgang.
Einer der Vorteile des offenen Postens besteht darin, dass der Prozess es relativ einfach macht, den Fortschritt bei verschiedenen Belastungen oder Gutschriften zu verfolgen. Typischerweise werden Artikel dieser Art in ein Haushalts- oder Geschäftsbudget eingearbeitet, mit spezifischen Prognosen, welche Art von Aktivität mit dem Artikel über einen längeren Zeitraum stattfinden soll. Durch das Vermerken der Belastung oder Gutschrift im Buchhaltungsbuch ist es möglich, immer den aktuellen Status des Postens zu kennen und zu wissen, welche Schritte als nächstes unternommen werden müssen, um den Posten als geschlossen oder abgerechnet näher an die Lösung zu bringen Transaktion.
Bei Unternehmen ist eines der häufigsten Beispiele für einen offenen Posten eine Bestellung. Diese Bestellung kann so strukturiert sein, dass sie den sofortigen Kauf aller in der Bestellung enthaltenen Artikel vorsieht oder die schrittweise Ausführung dieser Bestellung durch einen Verkäufer über einen bestimmten Zeitraum ermöglicht. Dieser Ansatz erleichtert es dem emittierenden Unternehmen, die Kosten zu kontrollieren und die Bestände niedrig zu halten. Eine Bestellung kann sich beispielsweise über den Zeitraum eines Jahres erstrecken und vorsehen, dass eine bestimmte Menge eines Produkts bis zum letzten Kalendertag eines jeden Monats während des Jahres geliefert wird. Wenn diese Waren empfangen und bezahlt werden, werden diese spezifischen Sendungen geschlossen, während die restlichen Teile der Bestellung als offene Posten betrachtet werden.
Unternehmen listen auch alle von Kunden bestellten Artikel, die noch nicht verarbeitet und versandt wurden, als offen auf. Wenn ein Kunde eines Buchclubs in diesem Szenario drei Bücher bestellt und nur zwei aufgrund eines Rückstands für das verbleibende Buch versandt werden, gilt dieses dritte Buch als offener Posten. Sobald der Club Kopien dieses dritten Buches erhält und die Kundenbestellung abgeschlossen hat, wird dieses Buch von einem offenen Posten zu einer abgewickelten oder abgeschlossenen Transaktion, da die ursprüngliche Bestellung des Kunden nun abgeschlossen oder ausgeführt wird.