Variable Kosten sind Ausgaben, die sich von einer Instanz zur nächsten ändern können, basierend auf verschiedenen Faktoren. Im Gegensatz zu Fixkosten können variable Kosten viel schwieriger zu budgetieren sein und können bei unerwarteten Ausgaben manchmal die Grenzen des Budgets überschreiten.
Eine der einfachsten Möglichkeiten, variable Kosten zu verstehen, besteht darin, das Prinzip auf die Haushaltsgeräte anzuwenden. Jeder monatliche Abrechnungszyklus spiegelt einen anderen fälligen Betrag wider. Die Abweichung der monatlichen Gebühr steht in direktem Zusammenhang mit der vom Haushalt während des Abrechnungszeitraums in Anspruch genommenen Leistung. Beispielsweise kann die Stromrechnung in einem Monat relativ niedrig sein, da das Haus wenig Heizen oder Kühlen benötigt. Die nächste Periode umfasste jedoch mehrere Tage, die extrem kalt waren. Der Haushalt benötigte mehr Strom, um eine angenehme Temperatur im Haus zu halten. Aufgrund des erhöhten Verbrauchs wird die Gebühr auf der nächsten Stromrechnung höher ausfallen.
Die gleichen Umstände treten auch im Geschäftsleben auf. Wenn ein Faktor einen höheren Ressourcenaufwand erfordert, um die Produktion aufrechtzuerhalten, ist das Ergebnis eine Abweichung von den üblichen Betriebskosten. Variable Kosten können auftreten, wenn ein Hersteller bei einer Maschine im Produktionsprozess eine Ausfallzeit hatte und die Maschine ein paar Tage länger laufen lassen muss, um die übliche Anzahl von Waren zu produzieren. Dies könnte zu zusätzlichen Kosten wie Überstunden und mehr Verbrauch für die zusätzlichen Tage führen, die die Anlage zum Ausgleich der Ausfallzeit läuft. Das Ergebnis ist, dass für diesen Produktionszeitraum variable Kosten anfallen.
Variable Kosten in Unternehmen sind oft mit unerwarteten Anstiegen der Arbeitskosten, dem zusätzlichen Verbrauch von Standard- und üblichen Ressourcen und unerwarteten Faktoren wie einem Geräteausfall verbunden. Viele Unternehmen versuchen, die Deckung dieser Art von Kosten teilweise zu kompensieren, indem sie zusätzliche Mittel in das Budget einbauen. Das Verständnis, dass selbst der effizienteste Betrieb ein gewisses Maß an variablen Kosten verursacht, ermöglicht es, die zusätzlichen Kosten aufzufangen, ohne die finanzielle Stabilität des Unternehmens zu gefährden.