Die Informationen, die Sie in einen Arbeitsauftrag aufnehmen sollten, ein Dokument, das verwendet wird, um Arbeit von einer anderen Person oder Abteilung innerhalb eines Unternehmens anzufordern, hängt normalerweise von der Art der Arbeit ab, die Sie anfordern. In den meisten Fällen sind Ihre Kontaktinformationen, die Kontaktinformationen der Person oder Abteilung, an die Sie den Arbeitsauftrag senden, und eine interne oder externe Tracking-Nummer erforderlich. Sie müssen auch eine detaillierte Beschreibung der angeforderten Arbeit beifügen, einschließlich der Dringlichkeit der Angelegenheit, wo die Arbeit erforderlich ist und was zu tun ist. In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise Angaben zu den Kosten der Arbeit machen, insbesondere, auf welches Konto die Arbeit abgerechnet werden soll.
Bevor Sie einen Arbeitsauftrag einreichen, müssen Sie angeben, wo Sie für Details zu den Arbeiten und voraussichtlichen Fertigstellungszeiten kontaktiert werden können. Dazu gehören in der Regel Ihr Name, Ihre Telefonnummer, Ihre E-Mail-Adresse und der physische Standort Ihres Büros. Sie müssen auch den Namen der Abteilung angeben, an die Sie den Arbeitsauftrag senden, und in einigen Fällen den Namen der Person, an die der Arbeitsauftrag gerichtet ist.
Tracking-Nummern werden bei jeder Arbeitsanforderung zu Archivierungszwecken und zur Verfolgung des Auftragsfortschritts verwendet. In computergestützten Arbeitsauftragssystemen wird diese Verfolgungsnummer häufig automatisch generiert, typischerweise nach dem Datum und der Nummer, die der die Arbeit anfordernden Abteilung zugewiesen ist. In einigen Fällen müssen Sie diese Informationen aufgrund der Unternehmensrichtlinien möglicherweise selbst eingeben. Wenn Ihre Abteilung oder Ihr Büro interne Tracking-Nummern verwendet, müssen Sie diese in der Regel auch zu Verfolgungs- und Archivierungszwecken in den Arbeitsauftrag aufnehmen.
Der Hauptteil eines Arbeitsauftrags ist eine Beschreibung der Art der angeforderten Arbeit. Dies kann ein kurzer Absatz sein, vor allem wenn die Arbeit ein Büroprojekt ist oder Technologie betrifft. Bei Arbeiten, die manuelle Arbeit beinhalten, wie z. B. die Reparatur oder Aufrüstung eines Büros oder Gebäudes, müssen Sie möglicherweise eine grobe Zeichnung beifügen, in der der Ort des Problems angegeben ist. Diese Informationen werden normalerweise der Bestellung beigefügt und nicht innerhalb des eigentlichen Dokuments.
Oftmals ist in einem solchen Dokument auch ein Vorschlag für den Fertigstellungstermin enthalten, der auch Informationen zur Dringlichkeit der Angelegenheit enthält. Abhängig von den Richtlinien Ihres Unternehmens ist das hier angegebene Datum entweder ein Vorschlag für die Person, an die Sie die Bestellung senden, oder eine feste Frist. Sie müssen auch detaillierte Angaben zum Ort der auszuführenden Arbeiten machen, einschließlich der Adresse des Gebäudes, der Etage und der Zimmernummer. Wenn die Arbeit auf einem System oder Computer ausgeführt werden soll, müssen Sie angeben, an welchem System oder Computer gearbeitet werden muss und wo sich das Objekt befindet.
Möglicherweise müssen Sie auch eine Kontonummer angeben, unter der die Abteilung, an die Sie die Bestellung senden, die Kosten für den Auftrag berechnen kann. Ob dies erforderlich ist oder nicht, hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen Buchhaltungsverfahren handhabt. Der Job wird wahrscheinlich Ihrer Abteilung oder, wenn es sich um ein Projekt handelt, dem Konto mit dem Geld für das Projekt belastet.
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