Bestellungen dienen der Autorisierung des Kaufs von Waren oder Dienstleistungen von verschiedenen Lieferanten. Für unterschiedliche Größen und Arten von Einkäufen werden verschiedene Bestellformulare verwendet. Diese Formulare umfassen Bestellanforderungen oder -anforderungen, regelmäßige Bestellungen, Dauerbestellungen, Rahmenbestellungen, Dienstleistungsverträge und Änderungsaufträge.
Wenn eine Geschäftseinheit in einem regulären Bestellprozess einen Einkauf tätigen muss, erstellt sie eine Bestellanforderung oder -anforderung mit Angaben zu den gewünschten Artikeln, Menge, Stückkosten, wann die Artikel benötigt werden und dem bevorzugten Lieferanten, falls vorhanden. Die Geschäftseinheit legt die Anfrage einem Manager vor, der berechtigt ist, den Einkauf zu genehmigen, oder einer Einkaufsabteilung zur Genehmigung. Wenn es sich bei der Bestellung um einen größeren Einkauf oder einen großen Geldbetrag handelt, sind möglicherweise mehrere Genehmigungsstufen erforderlich, bevor sie abgeschlossen wird.
Der Einkauf prüft die Anfrage und wählt den besten Lieferanten für das Material oder die Dienstleistung aus. Nachdem die Anfrage genehmigt wurde, wird eine Bestellung ausgestellt und eine Nummer zugewiesen, und diese Nummer wird dann in der gesamten Korrespondenz in Bezug auf diese Bestellung durch Lieferung und Zahlung angegeben. Bestellformulare können elektronisch oder gedruckt sein. Das Aussehen des Bestellformulars ist nicht wichtig; es sind die Informationen darauf, die die Vereinbarung zwischen dem Verkäufer und dem Käufer begründen.
Dauerauftragsformulare werden verwendet, wenn ein Unternehmen eine regelmäßige Lieferung einer identischen Materialmenge benötigt, z. B. eine monatliche Lieferung. Eine Dauerbestellung genehmigt das Lieferintervall und den Preis der Ware und gibt die Gültigkeitsdauer des Dauerauftrags an. Eine Dauerbestellung kann auch für Geräte- oder Wartungsleasingverträge verwendet werden, die über einen bestimmten Zeitraum andauern.
Pauschalbestellformulare werden verwendet, um den routinemäßigen Einkauf von kleinen Mengen von Artikeln mit geringem Wert abzudecken. Ein Büro kann beispielsweise eine Pauschalbestellung für den Kauf von Papier-, Tinten- und Tonervorräten für Kopier- und Druckfunktionen haben. Eine Rahmenbestellung schränkt normalerweise die Arten von Artikeln ein, die gekauft werden können, und legt ein individuelles Bestelllimit und ein Gesamtwertlimit sowie ein Ablaufdatum fest.
Vertragliche Bestellformulare werden in der Regel verwendet, um die zur Durchführung eines Projekts erforderlichen Arbeiten abzudecken. Sie legen genau fest, welche Arbeiten nach welchem Zeitplan ausgeführt werden. Eine vertragliche Bestellung kann Zwischenzahlungen vorsehen, wenn das Projekt bestimmte Meilensteine erreicht. Sollte es im Laufe des Projekts erforderlich werden, die Anforderungen zu ändern, kann ein Änderungsauftrag erteilt werden. Der Änderungsauftrag gibt genau an, welche Spezifikationen geändert wurden und wird in die ursprüngliche Bestellung übernommen.
Die Anforderungen des Unternehmens können ein Angebot für alle Käufe erfordern, die mehr als einen bestimmten Geldbetrag kosten oder eine bestimmte Art von Waren oder Dienstleistungen betreffen. In diesem Fall fordert der Einkauf Angebote an. Nach Eingang und Prüfung der Angebote erteilt der Einkauf die Bestellung an den erfolgreichen Bieter.