Viele Organisationen und Unternehmen haben Erstattungsrichtlinien, um Mitarbeitern, die ihr eigenes Geld für Verbrauchsmaterialien, die Unterhaltung von Geschäftspartnern oder auf Geschäftsreisen ausgeben, zurückzuzahlen. Die meisten Unternehmen haben Standardrichtlinien zu Autorisierungen, Formularen und Zeitrahmen. Unternehmen können die Erstattungsrichtlinien auch nach der Art der Ausgaben trennen. Zu den Arten von Erstattungsrichtlinien gehören spezifische Richtlinien für die Art der Ausgaben, z. B. Schulgebühren, Reisen, Transport, Verbrauchsmaterialien oder Gesundheitsfürsorge, sowie ein Genehmigungsverfahren, das mit dem Buchhaltungssystem der Organisation übergeht.
Organisationen sind oft besorgt über den Missbrauch von Erstattungsrichtlinien und legen Richtlinien fest, die verhindern sollen, dass Mitarbeiter Erstattungen für nicht arbeitsbezogene Ausgaben verlangen. Viele Mitarbeiter müssen eine Genehmigung für Ausgaben einholen, beispielsweise eine Vorabgenehmigung von Reiseplänen oder Bildungskursen. Buchhaltungsabteilungen entwickeln häufig Tabellenkalkulationen und Formulare, die ausgefüllt werden müssen, damit ein Mitarbeiter eine Erstattung beantragen kann. Darüber hinaus wird von den Mitarbeitern in der Regel erwartet, dass sie Rechnungen, Rechnungen und Quittungen aufbewahren, um sie mit Erstattungspapieren einzureichen.
Die Erstattungsrichtlinien für Reisen und geschäftliche Bewirtung sind oft sehr detailliert und können Pauschalsätze für Ausgaben wie Mahlzeiten festlegen oder einfach eine tägliche Ausgabengrenze angeben. Einige Unternehmen verlangen von ihren Mitarbeitern, ihre Reise über ein internes oder vertraglich vereinbartes Reisebüro zu organisieren, das möglicherweise gemäß den Unternehmensrichtlinien verpflichtet ist, die günstigsten Hotels oder Flüge zu suchen. Einige Reiserückerstattungsrichtlinien können auch den Kauf von alkoholischen Getränken einschränken, selbst wenn die Kosten für das Getränk innerhalb der Richtlinien für das Essensbudget liegen.
Neben Reise- und Geschäftsbewirtungskosten befassen sich andere Arten von Erstattungsrichtlinien mit der Persönlichkeitsentwicklung der Mitarbeiter. Zum Beispiel kann ein Unternehmen, das über ein Wellnessprogramm verfügt, auch eine Erstattungsrichtlinie für das Gesundheitswesen anbieten, die ihm hilft, Gewichtsverlustsysteme, Fitnessstudio-Mitgliedschaften, Raucherentwöhnungsprogramme und andere Arten von Wellnessdienstleistungen zu bezahlen, die nicht von der Versicherung abgedeckt sind. Viele Mitarbeiter nutzen die Richtlinien zur Erstattung von Schulgebühren, die ihnen helfen können, auch die Schule zu bezahlen. Viele Unternehmen zahlen für Weiterbildungskurse, können aber auch die Kosten für Kurse auf College-Niveau erstatten, wenn der Mitarbeiter nachweisen kann, dass die Teilnahme an den Kursen seine Arbeitsleistung verbessert.
Einige Unternehmen optimieren ihre Erstattungsrichtlinien, indem sie einigen Mitarbeitern Firmenkredit- oder Abbuchungskarten ausstellen. Diese Karten sind ausschließlich für Geschäftsausgaben zu verwenden und können sowohl dem Unternehmen als auch dem Mitarbeiter bei der Verfolgung von Ausgaben und Erstattungen helfen, da alle Ausgaben auf einer einzigen Rechnung landen. Die Unternehmensrichtlinien beschränken die Verwendung dieser Karten in der Regel auf Führungskräfte und andere hochrangige Mitarbeiter, obwohl Vertriebsmitarbeitern oder anderen Mitarbeitern, die regelmäßig reisen oder unterhalten müssen, auch Unternehmenskarten zugewiesen werden können. In einigen Fällen zahlt das Unternehmen Firmenkreditkartenrechnungen direkt, während andere vom Mitarbeiter verlangen können, die Rechnung zu bezahlen und den Kostenerstattungsprozess wie bei allen anderen Ausgaben abzuschließen.
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